Правила для писем

Правила для писем позволяют автоматически сортировать и упорядочивать входящие сообщения на основе заданных вами условий. Правила срабатывают каждый раз, когда MailCopilot забирает почту с сервера, а не в момент её появления на сервере.

Создание правила

1. Откройте Настройки > Правила.
2. Нажмите Добавить правило.
3. Задайте название правила.
4. Выберите, к какому аккаунту оно применяется (или выберите «Все аккаунты»).

Условия

Каждое правило содержит одно или несколько условий. Для срабатывания правила все условия должны совпасть (логика И). Если вам нужна логика ИЛИ, создайте отдельные правила.

Доступные поля условий:

• Отправитель — адрес — сравнивается только с адресом электронной почты отправителя. Если правило, которое перемещает, архивирует, удаляет письмо или помечает его как спам, вообще фильтрует по отправителю, это единственное поле отправителя, которое MailCopilot разрешает для этого, — см. ниже.
• Отправитель — имя — сравнивается только с отображаемым именем отправителя, тем произвольным текстом, который стоит рядом с адресом (например, «Иван Иванов» в Иван Иванов <ivan@example.com>). Известное ограничение: если сохранённое отображаемое имя отправителя текстуально совпадает с его собственным адресом, MailCopilot считает, что имени у этого отправителя нет вовсе, и такое условие с ним не совпадёт — для этого отправителя сравнивайте по полю Отправитель — адрес. MailCopilot не позволяет этому полю управлять правилом, которое перемещает, архивирует, удаляет письмо или помечает его как спам, — см. ниже.
• Отправитель — имя или адрес (устарело) — исходное объединённое поле: совпадение засчитывается, если совпадает либо имя, либо адрес (не содержит — исключение, см. ниже). Логика совпадения этого поля изменилась после того, как поле выше разделили на Отправитель — адрес и Отправитель — имя: раньше сравнивалось только одно значение — имя, а адрес подставлялся лишь тогда, когда у отправителя не было заданного имени, — поэтому правило на этом поле никогда не срабатывало по адресу у отправителя с подписью. Теперь всегда сравниваются оба значения сразу, поэтому уже настроенное на этом поле правило может начать совпадать с письмами, с которыми раньше не совпадало (а для не содержит — наоборот, перестать исключать письма, которые раньше исключало). Если у вас есть такие правила, проверьте, с чем они теперь совпадают, — особенно те, что перемещают, удаляют письма или помечают их как спам. Для новых условий это поле больше не предлагается — см. «Устаревшее поле» ниже. Не содержит для этого поля — исключение: поскольку это условие означает «не должно совпадать ни с чем», текст должен отсутствовать одновременно и в отображаемом имени, и в адресе. Например, правило «не содержит example.com» не сработает для письма, у которого этот текст присутствует в отображаемом имени, даже если в адресе его нет.
• Получатель — адрес получателя.
• Копия — больше не предлагается при добавлении нового условия. MailCopilot не сохраняет поле «Копия» для писем в кэше, поэтому такое условие в принципе нельзя было проверить, и в зависимости от оператора оно вело себя непредсказуемо, а не просто «не работало»: совпадение по конкретному адресу в «Копии» не срабатывало никогда, а вот условия-исключения вроде «не содержит» или регулярное выражение, совпадающее с пустой строкой, наоборот, совпадали с каждым письмом — правило, задуманное для нескольких сообщений, могло вычистить весь ящик. Если у вас есть правило, настроенное до этого изменения и всё ещё содержащее условие «Копия», оно по-прежнему появляется в редакторе правил с предупреждением, что условие невозможно выполнить, — само правило больше ни с чем не совпадает и не срабатывает. При этом само правило остаётся в списке без изменений, пока вы не откроете его для редактирования, — и сам список правил помечает его бейджем «Не выполняется», так что видно это будет, не открывая правило (см. «Правила, помеченные как не применяемые» ниже). Открыть его в редакторе и сохранить нельзя, как и запустить для него «Применить к существующим письмам во входящих» — пока вы не удалите условие «Копия» или не замените его на поддерживаемое поле. При этом правило не заперто намертво: переключатель рядом с ним в списке правил по-прежнему включает и выключает его, а удалить правило из списка можно всегда.
• Тема — тема письма.
• Есть вложение — наличие вложений в письме.

Доступные операторы:

• содержит / не содержит — частичное совпадение.
• равно — точное совпадение.
• начинается с / заканчивается на — совпадение по началу или концу.
• совпадает с regex — расширенный поиск по шаблону с использованием регулярных выражений.

Отображаемое имя можно подделать

Отправитель полностью управляет собственным отображаемым именем — это произвольный текст, который он сам задаёт, и почтовый сервер его никак не проверяет. Это значит, что отправитель может выставить в качестве имени строку, которая выглядит в точности как адрес, например user@example.com, — независимо от того, какой адрес на самом деле указан в заголовке From: письма. Правило вида «Отправитель — имя равно user@example.com» сработает на такое отображаемое имя само по себе, безотносительно к адресу, — и точно так же сработает то же условие на поле Отправитель — имя или адрес (устарело), потому что оно тоже проверяет отображаемое имя.

Адрес и отображаемое имя хранятся и сравниваются раздельно, поэтому текст, который отправитель вписал в отображаемое имя, никогда не будет прочитан как адрес, — но это не делает сам адрес заслуживающим доверия: весь заголовок From:, включая адрес, пишет отправитель, так что подделать можно и его (см. ниже). Что даёт это разделение — более узкую гарантию: если правило, которое перемещает, архивирует, удаляет письмо или помечает его как спам, фильтрует по отправителю, и это условие стоит на Отправитель — имя или на устаревшем поле, MailCopilot отказывает — правило, сочетающее одно из этих полей с В корзину, Пометить как спам, Архивировать или Переместить в папку, сохранить нельзя. Речь именно о том, каким полем пользуется условие на отправителя: правило, которое выполняет одно из этих действий вообще без условия на отправителя — например, по теме, получателю или наличию вложения, — этим ограничением не затронуто. Если у уже существующего правила такое сочетание было настроено ещё до появления этого ограничения, открыть его в редакторе и сохранить нельзя, как и запустить для него «Применить к существующим письмам во входящих» — в сообщении об отказе называется поле и действие, которые его вызвали, а вместо них предлагается Отправитель — адрес. Пока вы не исправите это, такое правило тоже перестаёт совпадать с новой почтой — но не молча: список правил помечает его бейджем «Не выполняется», так что видно это будет, не открывая правило (см. «Правила, помеченные как не применяемые» ниже). При этом правило не заперто намертво: переключатель рядом с ним в списке правил по-прежнему включает и выключает его — это работает независимо от отказа и остаётся самым быстрым способом остановить правило, которое иначе сохранить нельзя. Удалить правило из списка тоже можно всегда. Самого ограничения Пометить прочитанным и Поставить звезду не касаются: ни то, ни другое не может уничтожить или скрыть письмо, так что поддельный отправитель, запустивший одно из этих действий, ничем вам не повредит — оба поля по-прежнему могут ими управлять.

Стоит точно понимать, что доказывает и чего не доказывает Отправитель — адрес — именно к нему отсылает это ограничение: это не гарантия, что письмо действительно отправлено с этого адреса. Значение берётся прямо из заголовка From: письма, и MailCopilot не проверяет этот заголовок криптографически — сверка с подписями DKIM или DMARC пока не реализована, это отдельная будущая работа, — поэтому в письме можно указать любой адрес, так же свободно, как и любое отображаемое имя. Что реально даёт совпадение по этому полю — более узкая, но настоящая гарантия: поскольку адрес и отображаемое имя — разные поля, отображаемое имя, которое отправитель написал похожим на адрес, никогда не сравнивается как адрес, — так что поддельное отображаемое имя способно удовлетворить условие на Отправитель — имя, но само по себе не может удовлетворить условие на Отправитель — адрес. Совпадение по Отправитель — адрес стоит понимать как «в письме заявлен этот адрес», а не как подтверждённую личность.

Устаревшее поле

Отправитель — имя или адрес (устарело) — это исходное, неразделённое поле «Отправитель», сохранённое для правил, которые были настроены на нём ещё до разделения, описанного выше. Вы по-прежнему можете открыть и отредактировать правило, которое его использует, но логика его совпадения с тех пор изменилась — см. пометку в разделе «Условия» выше, — поэтому стоит проверить, с чем теперь совпадает уже настроенное на нём правило, особенно если оно перемещает, удаляет, архивирует письма или помечает их как спам (почему такое сочетание отклоняется — см. «Отображаемое имя можно подделать» выше).

Важный момент — дверь в интерфейсе открывается только в одну сторону: устаревшее поле появляется в выпадающем списке полей условия только пока условие на нём и стоит. Как только вы переключите это условие на любое другое поле (в том числе переключите и вернёте обратно), устаревший вариант исчезнет из списка, и выбрать его через интерфейс снова будет уже нельзя — вместо этого придётся создать новое условие на Отправитель — адрес или Отправитель — имя. Решайте до переключения, а не после.

Действия

При срабатывании правила выполняется одно или несколько действий:

• Архивировать — переместить в папку «Архив».
• В корзину — переместить в папку «Корзина».
• Переместить в папку — переместить в указанную вами папку.
• Пометить прочитанным — автоматически пометить письмо как прочитанное.
• Поставить звезду — пометить письмо флажком.
• Пометить как спам — переместить в папку «Спам».

Остановить обработку

Если вы включите «Остановить обработку остальных правил», после срабатывания этого правила остальные правила проверяться не будут. Это полезно, когда у вас есть общее правило и вы хотите, чтобы оно не перекрывало более точные правила.

Правила, помеченные как не применяемые

Если условия или действия правила нельзя считать достаточным обоснованием для того, что оно делает, MailCopilot отказывается его выполнять — и помечает это в списке правил, а не оставляет молча бездействовать. Бейдж появляется вместо обычной сводки «N условий, M действий» для этого правила, независимо от того, включено оно или выключено, так что не нужно открывать правило, чтобы узнать, что оно на самом деле не работает.

• «Нельзя применить» — само правило невозможно прочитать: у некоторых его условий или действий не хватает частей, необходимых MailCopilot для выполнения, чаще всего потому что то, что его создало (например, AI-ассистент, которого попросили настроить правило), не дописало его до конца правильно. Открытие правила показывает то же сообщение, а списки условий и действий в редакторе оказываются пустыми — тут нечего чинить, только собрать заново.
• «Не выполняется» — правило можно прочитать, но MailCopilot не может обосновать его выполнение в том виде, в каком оно написано. Сюда относятся две описанные выше ситуации: условие, которое сравнивается с полем, не сохраняемым MailCopilot для писем в кэше (например, «Копия»), — его в принципе нельзя проверить; либо деструктивное действие — В корзину, Пометить как спам, Архивировать или Переместить в папку — привязано к отображаемому имени отправителя (Отправитель — имя или устаревшее поле Отправитель — имя или адрес), которое отправитель может выставить каким угодно, так что оно не может обосновать действие (см. «Отображаемое имя можно подделать» выше).

Если правило подпадает под оба вердикта, приоритет у бейджа «Нельзя применить» — бейджи никогда не показываются одновременно, отображается только пометка нечитаемого правила.

Если навести курсор на любой из бейджей, во всплывающей подсказке появится однострочная причина отказа; при переходе к бейджу с клавиатуры эта подсказка не показывается. Для бейджа «Не выполняется» причина входит ещё и в то, что зачитывает программа экранного доступа, а сам бейдж — кнопка: щелчок по нему открывает правило в редакторе, чтобы вы могли исправить условие или действие, вызвавшее отказ. Бейдж «Нельзя применить» — только подпись, не кнопка: в редакторе не на что указать, поэтому такое правило открывается кнопкой редактирования (карандаш) в его строке. Правило в любом из этих состояний остаётся в списке без изменений, пока вы его не исправите, — переключатель рядом с ним по-прежнему включает и выключает его, а удалить его из списка можно всегда, но само правило ничего не делает, пока помечено таким образом.

Тестирование правил

Перед сохранением правила нажмите «Проверить на существующих письмах», чтобы посмотреть предварительно, какие из недавних писем во «Входящих» соответствуют условиям. Проверка просматривает до 500 писем во «Входящих», уже загруженных на это устройство, и показывает до 20 совпадений — это быстрая проверка «на глаз», а не исчерпывающий поиск по всему почтовому ящику. Для правила, привязанного к одному аккаунту, это будет ваша самая свежая почта; для правила с областью «Все аккаунты» эти 500 писем собираются из всех ваших аккаунтов, но не обязательно являются самыми свежими в целом. Более старые письма и письма, ещё не загруженные на устройство, в проверку не попадают.

Применение к существующим письмам

Установите флажок «Применить к существующим письмам во входящих» при сохранении правила, чтобы сразу применить его к уже имеющейся у вас почте. Это затрагивает до 1000 писем во «Входящих», уже загруженных на это устройство, — для правила на один аккаунт это будет ваша самая свежая такая почта; для правила с областью «Все аккаунты» — до 1000 писем, собранных из всех ваших аккаунтов, не обязательно самых свежих в целом. Правило не заходит дальше в историю на сервере и охватывает только «Входящие», а не другие папки. Если одно действие не удалось, пропускается только оно — остальные действия того же правила для этого письма всё равно выполняются, и вся остальная обработка тоже завершается. Правило с условием, которое MailCopilot не может проверить, или в котором отображаемое имя (или устаревшее поле) управляет перемещающим или деструктивным действием, здесь тоже будет отклонено — см. «Условия» выше.

Только новая почта

Правила срабатывают на новое письмо, как только оно оказывается на вашем устройстве, — независимо от того, каким путём оно туда попало: через push-уведомление, периодическую синхронизацию или подгрузку страницы с более новыми письмами, чем те, что вы уже видели. Раньше то, каким из этих путей письмо было получено, могло влиять на то, увидит ли его правило, и часть писем терялась; теперь этого разрыва нет. А вот подгрузка старых писем при прокрутке назад в правила их не отдаёт — это осознанное поведение, то же самое «правила не сканируют историю папки», а не оставшийся пробел.

При этом гарантия для новой почты не абсолютна на все случаи: если действие правила над одним и тем же письмом проваливается три попытки подряд (например, из-за обрыва соединения), MailCopilot отказывается от него окончательно — письмо пропускается, и обработка папки продвигается дальше него, так что последующий перезапуск это письмо уже не вернёт. Что перезапуск действительно обнуляет — это счётчик, ещё не дошедший до трёх: если приложение перезапускается до того, как письмо провалило три попытки подряд, счёт начинается заново с нуля, поэтому действие, которое раз за разом падает по не устраняющейся причине, может бесконечно задерживать обработку папки, ни разу фактически не дойдя до этого предела в три попытки.

Кроме того, правила никогда не сканируют историю папки самостоятельно. Для каждой папки, о которой MailCopilot уже знает на момент запуска, стартовая позиция назначается сразу же, ещё до какой-либо синхронизации, — пустая папка получает нулевую позицию, поэтому её самое первое письмо будет оценено как обычно; папка, в которой уже есть письма в кэше, получает позицию за пределами этих писем, так что уже имеющаяся почта не подхватывается, а всё, что приходит после, — да. Папка, которая появляется только после этого момента запуска, — новая или та, на которую вы только что подписались, — обрабатывается иначе: в ней ничего не оценивается, пока MailCopilot не синхронизирует её хотя бы один раз, и только почта, пришедшая после этой первой синхронизации, учитывается. То же самое происходит, если сервер вдруг сбрасывает нумерацию писем в папке (редкий случай, но возможен после некоторых серверных миграций). Если вы хотите, чтобы правило проверило и уже имеющуюся почту, используйте флажок «Применить к существующим письмам во входящих» (см. выше).

Приоритет правил

Правила выполняются в порядке приоритета (меньшее число = более высокий приоритет). Приоритет назначается автоматически при создании правила — управлять им из редактора правил сейчас нельзя. Если у двух правил приоритет совпадает, то, какое из них выполнится первым, не определено.

AI-правила

Если у вас настроен AI-провайдер (см. AI-ассистент), вы также можете создавать правила на основе ИИ. AI-правила обрабатывают письма, которые не попали ни под одно статическое правило.

Это не то же самое, что попросить ассистента в чате создать или изменить правило за вас. В этом случае ассистент создаёт или изменяет статическое правило — то же самое, что описано выше, со своими условиями и действиями, — и на него полностью распространяются все ограничения, описанные выше: он не может создать условие на «Копию», потому что MailCopilot её не сохраняет; он не может завязать правило, которое перемещает, удаляет, архивирует письмо или помечает его как спам, на отображаемое имя отправителя — только на Отправитель — адрес; а если он вернул правило, которое MailCopilot по какой-то другой причине не может применить, оно не сохраняется — попросите его попробовать ещё раз или соберите правило самостоятельно в редакторе. AI-правило, о котором дальше пойдёт речь, — совсем другая сущность: вместо условий у него промпт, описывающий вашу задачу своими словами, и список действий, которые вы разрешаете ИИ выполнять.

Как работают AI-правила

1. Вы пишете промпт, описывающий, как сортировать письма (например, «Архивировать рассылки, перемещать письма от рекрутеров в папку Работа»).
2. Вы выбираете, какие действия ИИ может выполнять.
3. Вы устанавливаете дневной лимит бюджета для контроля расходов.
4. ИИ анализирует необработанные письма пакетами. Он автоматически применяет обратимые действия (архивировать, переместить, отметить прочитанным, отметить звёздочкой); для «в корзину» или «пометить как спам» письмо вообще не трогается — вместо этого действие записывается как запись в журнале.

Действия AI-правил записываются в журнал, чтобы вы могли просмотреть, какое действие было применено или предложено для каждого письма.

У AI-правила нет условий, которые нужно было бы ограничивать, — поэтому описанные выше ограничения на «Копию» и на адрес отправителя к нему просто неприменимы: там нет ничего, на что они могли бы распространяться. Его защита устроена иначе: вы сами выбираете, какие действия ему вообще разрешено выполнять (см. ниже); из них автоматически применяются все, кроме «В корзину» и «Пометить как спам», — что происходит с этими двумя, см. «Деструктивные действия требуют проверки» ниже.

Новые AI-правила изначально выключены

Только что созданное AI-правило по умолчанию выключено. Включите переключатель «Включено» для правила после того, как проверите его промпт и разрешённые действия, чтобы начать применять его к входящей почте. Это не даёт правилу воздействовать на ваш почтовый ящик до того, как вы убедитесь, что оно ведёт себя так, как вы ожидаете.

Лимит на число включённых правил на аккаунт

На один аккаунт можно включить не более 20 AI-правил (глобальные правила, применяемые ко всем аккаунтам, учитываются в лимите каждого аккаунта). При попытке включить правило сверх этого лимита приложение покажет сообщение, а правило останется выключенным — сначала отключите другое правило. Это ограничение сохраняет фоновую обработку писем быстрой и предсказуемой: все включённые для аккаунта правила проверяются вместе за один проход.

Деструктивные действия требуют проверки

Обратимые действия — архивировать, переместить в папку, отметить прочитанным, отметить звёздочкой — применяются автоматически, если сработало AI-правило. В корзину и Пометить как спам никогда не выполняются автоматически: письмо не трогается, а ИИ вместо этого записывает предложенное действие как запись в журнале действий правила, так что ничего не удаляется и не помечается как спам просто по решению AI-правила. Применить предложение из этой записи кнопкой нельзя — если вы согласны с предложением, выполните его сами обычным способом (через список писем или его контекстное меню).

Правила видят только свой аккаунт

AI-правило, привязанное к конкретному аккаунту, оценивает и обрабатывает только письма этого аккаунта. Оно никогда не видит и не затрагивает сообщения в ваших других аккаунтах.