E-Mail-Regeln

Mit E-Mail-Regeln können Sie eingehende E-Mails automatisch sortieren und organisieren, basierend auf von Ihnen definierten Bedingungen. Die Regeln werden bei jedem Eingang neuer Nachrichten ausgewertet.

Eine Regel erstellen

1. Öffnen Sie Einstellungen > Regeln.
2. Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
3. Geben Sie Ihrer Regel einen Namen.
4. Wählen Sie, für welches Konto die Regel gilt (oder wählen Sie „Alle Konten").

Bedingungen

Jede Regel hat eine oder mehrere Bedingungen. Alle Bedingungen müssen zutreffen, damit die Regel ausgelöst wird (UND-Logik). Wenn Sie eine ODER-Logik benötigen, erstellen Sie separate Regeln.

Verfügbare Bedingungsfelder:

• Von — Name oder Adresse des Absenders.
• An — Empfängeradresse.
• CC — CC-Adresse.
• Betreff — die Betreffzeile der E-Mail.
• Hat Anhang — ob die E-Mail Anhänge enthält.

Verfügbare Operatoren:

• enthält / enthält nicht — teilweise Übereinstimmung.
• ist gleich — exakte Übereinstimmung.
• beginnt mit / endet mit — Präfix- oder Suffix-Übereinstimmung.
• stimmt mit regulärem Ausdruck überein — erweiterte Mustersuche mit regulären Ausdrücken.

Aktionen

Wenn eine Regel zutrifft, werden eine oder mehrere Aktionen ausgeführt:

• Archivieren — in den Archiv-Ordner verschieben.
• In den Papierkorb verschieben — in den Papierkorb verschieben.
• In Ordner verschieben — in einen bestimmten Ordner Ihrer Wahl verschieben.
• Als gelesen markieren — die E-Mail automatisch als gelesen markieren.
• Markieren — die E-Mail mit einem Stern versehen.
• Als Spam markieren — in den Spam-Ordner verschieben.

Verarbeitung stoppen

Wenn Sie „Keine weiteren Regeln verarbeiten" aktivieren, werden nach dem Auslösen dieser Regel keine weiteren Regeln ausgewertet. Dies ist nützlich, wenn Sie eine allgemeine Regel haben und verhindern möchten, dass sie spezifischere Regeln überschreibt.

Regeln testen

Bevor Sie eine Regel speichern, klicken Sie auf „An vorhandenen E-Mails testen", um zu sehen, welche Ihrer bestehenden E-Mails den Bedingungen entsprechen. So können Sie überprüfen, ob die Regel wie erwartet funktioniert, bevor sie auf neue E-Mails angewendet wird.

Auf vorhandene E-Mails anwenden

Aktivieren Sie beim Speichern einer Regel „Auf vorhandene E-Mails im Posteingang anwenden", um die Regel sofort auf E-Mails anzuwenden, die sich bereits in Ihrem Posteingang befinden.

Regelpriorität

Regeln werden in der Reihenfolge ihrer Priorität ausgewertet (niedrigere Zahl = höhere Priorität). Sie können die Priorität beim Bearbeiten einer Regel anpassen. Haben zwei Regeln die gleiche Priorität, werden sie in der Erstellungsreihenfolge ausgewertet.

KI-Regeln

Wenn Sie einen KI-Anbieter konfiguriert haben (siehe KI-Assistent), können Sie auch KI-gestützte Regeln erstellen. KI-Regeln verarbeiten E-Mails, die keiner statischen Regel entsprechen.

Wie KI-Regeln funktionieren

1. Sie schreiben einen Prompt, der beschreibt, wie E-Mails sortiert werden sollen (z. B. „Newsletter archivieren, Recruiter-E-Mails in den Ordner Jobs verschieben").
2. Sie wählen aus, welche Aktionen die KI ausführen darf.
3. Sie legen ein tägliches Budgetlimit fest, um die Kosten zu kontrollieren.
4. Die KI wertet nicht zugeordnete E-Mails stapelweise aus und wendet die entsprechenden Aktionen an.

KI-Regelaktionen werden protokolliert, damit Sie nachvollziehen können, was die KI entschieden hat und warum.