E-Mail-Konto hinzufuegen

MailCopilot unterstuetzt jeden E-Mail-Anbieter mit IMAP und SMTP. Sie koennen sich zudem mit Google oder mit einem Microsoft 365 / Outlook.com-Konto via OAuth anmelden -- ohne Passworteingabe.

Einrichtungsassistent

Klicken Sie auf E-Mail verbinden (Briefsymbol unten in der Seitenleiste).

Schritt 1: Anbieter waehlen

Der Assistent startet jetzt mit einer expliziten Anbieterauswahl -- Sie sagen MailCopilot, welchen Anbieter Sie verwenden, bevor Sie ueberhaupt Zugangsdaten eingeben. Jeder Anbieter wird als Karte mit dem Anbieter-Logo oder -Symbol angezeigt:

• Gmail -- startet direkt den OAuth-Flow von Google. Es oeffnet sich ein Browserfenster, in dem Sie MailCopilot den Zugriff auf Ihr Gmail-Konto autorisieren; eine Passworteingabe ist nicht noetig.
• Outlook / Microsoft 365 -- startet den OAuth-Flow von Microsoft (Authorization Code mit PKCE) und verbindet sich ueber Microsoft Graph. Funktioniert sowohl fuer persoenliche @outlook.com / @hotmail.com / @live.com Konten als auch fuer Microsoft-365-Geschaefts- und Schulkonten.
• Generic IMAP/SMTP -- fuer jeden anderen Anbieter (Yahoo, Fastmail, Yandex, Mail.ru, ProtonMail Bridge, Firmenmail, selbst gehostete Server und so weiter). Fuehrt zuerst zu einem Bestaetigungsschritt mit einer einzigen Schaltflaeche IMAP/SMTP-Konto, die dann das Eingabeformular fuer die Zugangsdaten oeffnet.

Zwischen den Karten koennen Sie mit den Pfeiltasten navigieren und die Auswahl mit Enter oder Leertaste bestaetigen. Nachdem Sie einen Anbieter gewaehlt haben, fuehrt Sie der Assistent durch die jeweils passenden Schritte. Beim Generic-IMAP/SMTP-Pfad bringt die Schaltflaeche Zurueck auf dem Bestaetigungsschritt zur Anbieterauswahl zurueck; der Schritt zur Eingabe der Zugangsdaten hat ebenfalls eine Zurueck-Schaltflaeche, und sie bringt zurueck zum Bestaetigungsschritt (jeweils einen Schritt). Die Schritte zur Server-Erkennung und manuellen Konfiguration fuehren nur vorwaerts -- um mit einem anderen Anbieter neu anzufangen, brechen Sie den Assistenten ab und oeffnen ihn erneut.

Falls Sie Outlook lieber ueber Generic IMAP/SMTP statt OAuth verbinden moechten, waehlen Sie die Generic-Karte und melden sich mit einem App-Passwort gegen outlook.office365.com / smtp.office365.com an.

Schritt 2: Zugangsdaten eingeben (Generic IMAP/SMTP)

1. Geben Sie E-Mail-Adresse und Passwort ein.
2. Optional: Anzeigename.
3. Geben Sie optional eine E-Mail-Adresse (Von) ein -- diese Adresse wird im „Von"-Feld ausgehender Nachrichten verwendet. Wenn nicht angegeben, wird die SMTP-Anmeldeadresse verwendet.
4. Falls SMTP-Zugangsdaten abweichen, aktivieren Sie die Option.
5. Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 3: Servererkennung

MailCopilot versucht, die Servereinstellungen mithilfe standardmaessiger Autodiscovery-Protokolle automatisch zu erkennen. Bei Erfolg werden die erkannten IMAP- und SMTP-Server in bearbeitbaren Feldern angezeigt. Sie koennen den Anzeigenamen, die E-Mail-Adresse, Server-Hosts, Ports und SSL-Einstellungen vor dem Verbinden ueberpruefen und anpassen.

• Klicken Sie auf Verbinden, um die Verbindung zu testen und das Konto zu speichern.
• Wenn Sie die volle manuelle Kontrolle ueber alle Einstellungen wuenschen (einschliesslich separater IMAP/SMTP-Zugangsdaten), klicken Sie auf Manuelle Einrichtung.

Manuelle Konfiguration

• IMAP: Host, Port (normalerweise 993), SSL/TLS.
• SMTP: Host, Port (normalerweise 465 oder 587), SSL/TLS.

Google-Konto (OAuth)

Waehlen Sie im Assistenten die Karte Gmail. Es oeffnet sich ein Browserfenster, in dem Sie MailCopilot autorisieren. Nach der Autorisierung wird das Konto automatisch mit den korrekten IMAP- und SMTP-Einstellungen hinzugefuegt.

Waehrend der Verbindung ersetzt der Assistent die Provider-Liste durch einen Fortschrittsschritt, der zeigt, worauf gewartet wird: Ihre Freigabe im Browser, dann Zugriff abrufen, E-Mail- und Versandserver pruefen und Konto speichern. Zeitlich begrenzt sind zwei Teile: das Warten auf Ihre Freigabe im Browser (drei Minuten) und die Serverpruefungen (30 Sekunden fuer den Posteingang, 15 fuer den Versand, mit einem Wiederholungsversuch). Der Rest hat kein Limit; alles Uebrige haengt vom Anbieter und Ihrem Netzwerk ab, deshalb zeigt der Schritt, was gerade geschieht, und nicht, wie lange es noch dauert. Hat das Konto noch keinen Namen und liefert der Anbieter einen brauchbaren, wird er aus dem Anbieterprofil uebernommen; ein von Ihnen bearbeiteter Name wird bei einer spaeteren erneuten Autorisierung nie ueberschrieben. Schlaegt die Verbindung fehl, bevor das Konto gespeichert wurde, kehrt der Assistent zur Provider-Liste zurueck, damit Sie es erneut versuchen koennen. Das Schliessen des Fensters bricht eine bereits laufende Verbindung nicht ab -- sie laeuft im Hintergrund weiter und kann das Konto trotzdem anlegen; ein Neustart in diesem Moment kann also ein Duplikat hinterlassen. Dieser Schritt gehoert zum Hinzufuegen eines Kontos: Beim erneuten Autorisieren eines vorhandenen Kontos erscheint stattdessen nur ein Ladeindikator auf der Schaltflaeche.

Microsoft 365 / Outlook-Konto (OAuth)

Waehlen Sie im Assistenten die Karte Outlook / Microsoft 365. Es oeffnet sich ein Browserfenster mit der Microsoft-Anmeldeseite; melden Sie sich mit Ihrem @outlook.com-, @hotmail.com-, @live.com- oder Geschaefts-/Schulkonto an und genehmigen Sie die angeforderten Berechtigungen. Der mitgelieferte Microsoft-Client verwendet den Authorization-Code-Flow mit PKCE ohne Client-Secret -- es verlaesst kein Client-Secret Ihr Geraet. Eigene Builds, die den mitgelieferten Client durch das Setzen beider Umgebungsvariablen MAILCOPILOT_MS_CLIENT_ID (eigene Azure-App-Registrierung) und MAILCOPILOT_MS_CLIENT_SECRET (gedacht fuer Tenants mit Confidential Client) ueberschreiben, senden dieses Secret per TLS an den Token-Endpunkt von Microsoft. MAILCOPILOT_MS_CLIENT_SECRET allein (ohne eigene Client-ID) wird ignoriert. Nach der Autorisierung wird das Konto automatisch hinzugefuegt.

Der gleiche Wartebildschirm erscheint auch hier wie bei Gmail -- mit denselben Stufen und denselben Einschraenkungen: Zeitlich begrenzt sind das Warten im Browser und die Serverpruefungen, der Rest nicht, und das Schliessen des Fensters bricht eine laufende Verbindung nicht ab. Den Wiederholungsversuch fuer den Versandserver gibt es hier im Gegensatz zu Gmail nicht. Ihr Name wird aus dem Microsoft-Profil uebernommen, wenn das Konto keinen hat und das Profil einen brauchbaren liefert; ein von Ihnen bearbeiteter Name wird bei einer spaeteren erneuten Autorisierung nie ueberschrieben. Die weiter unten fuer Google beschriebene Zertifikatsabfrage erscheint auch auf diesem Weg -- nach dem Speichern des Kontos.

Zum Versenden nutzt MailCopilot bei Outlook-Konten Microsoft Graph (POST /me/sendMail), weil Microsoft SMTP AUTH bei den meisten persoenlichen Outlook.com-Konten, die seit 2024 erstellt wurden, deaktiviert hat. Der Graph-Sendepfad ist von dieser Richtlinie nicht betroffen. Gesendete Nachrichten werden von Microsoft automatisch im Ordner „Gesendet" abgelegt.

Wenn Ihr Outlook-Konto nach langer Offlinezeit den Dienst einstellt, ist moeglicherweise das OAuth-Refresh-Token abgelaufen. Ein OAuth-Refresh-Token, das im sicheren Speicher fehlt, loest den Hinweis auf abgelaufene Anmeldung sofort aus -- sowohl bei Google- als auch bei Outlook-Konten. Wird ein gespeichertes Token vom Anbieter abgelehnt, folgt eine daraus resultierende IMAP-Authentifizierungsablehnung dem gewoehnlichen Ablauf eines Anmeldefehlers; autorisieren Sie das Konto ueber Einstellungen > Konten mit der Microsoft-Erneuerungsschaltflaeche erneut.

TLS-Zertifikatpruefung

MailCopilot prueft immer TLS-Zertifikate, indem es sie sowohl mit dem integrierten Mozilla-Zertifikatspaket als auch mit dem Zertifikatspeicher Ihres Betriebssystems abgleicht (und weicht auf das integrierte Paket allein aus, wenn der Systemspeicher nicht gelesen werden kann). Bei selbstsignierten Zertifikaten erscheint eine Vertrauensabfrage: Wenn der Fingerabdruck noch nicht gelesen wurde, zeigt die Schaltflaeche zunaechst „Zertifikat abrufen" an -- klicken Sie darauf, pruefen Sie die Details, und bestaetigen Sie dann mit „Vertrauen und fortfahren"; wird bereits „Vertrauen und fortfahren" angezeigt, klicken Sie nur darauf. Server, die ueber STARTTLS erreicht werden (typischerweise IMAP-Port 143 oder SMTP-Port 587), koennen ihr Zertifikat an dieser Stelle nicht herausgeben, sodass fuer sie nur der Fingerabdruck gespeichert wird -- ein selbstsignierter STARTTLS-Server kann auf diese Weise nicht vertrauenswuerdig gemacht werden; verwenden Sie stattdessen implizites TLS (typischerweise Port 993 oder 465), falls Ihr Server dies unterstuetzt.

Bei der Anmeldung mit Google erkennt MailCopilot automatisch, wenn Ihr Netzwerk einen Proxy oder ein Antivirenprogramm verwendet, das TLS-Zertifikate durch ein Ihrem Betriebssystem noch nicht bekanntes Zertifikat ersetzt, und bietet an, das Zertifikat zu akzeptieren. Sie sehen die Zertifikatsdetails (Host, Aussteller, Fingerabdruck) und können es akzeptieren oder ablehnen. Das Konto wird in jedem Fall gespeichert, und Sie können Zertifikate später in den Kontoeinstellungen verwalten. Ist das Stammzertifikat des Proxys oder Antivirenprogramms dagegen bereits im Zertifikatspeicher Ihres Betriebssystems installiert, gelingt die Verbindung ohne jede Vertrauensabfrage -- MailCopilot kennzeichnet diesen Fall stattdessen separat mit einem informativen Hinweis (siehe unten), statt Sie um eine Bestaetigung zu bitten.

Dass dem Systemzertifikatspeicher vertraut wird, bedeutet, dass die meisten Unternehmens-Proxys und TLS-untersuchenden Antivirenprogramme sofort funktionieren, ohne Vertrauensabfrage bei der Einrichtung. Nach der ersten erfolgreichen Synchronisierung Ihres Kontos in einer Sitzung prueft MailCopilot einmalig, ob eine Verbindung auf diese Weise untersucht wird, und zeigt gegebenenfalls einen Hinweis an, der die verantwortliche Software oder den Proxy nennt; diese Pruefung laeuft hoechstens einmal pro Server fuer die gesamte Lebensdauer Ihres Profils, sodass eine erst nach dieser Pruefung eingerichtete Untersuchung nicht erkannt wird. Falls sich das Zertifikat eines Servers später zu einem ändert, dem ueberhaupt nicht vertraut werden kann, zeigt MailCopilot zu diesem Zeitpunkt einen Wiederherstellungsdialog im Hauptfenster an -- siehe TLS-Zertifikatvertrauen für Details.

Mehrere Konten verwalten

Sie können beliebig viele Konten hinzufügen. Um zwischen den Konten zu wechseln, nutzen Sie die Seitenleiste oder gehen zu Einstellungen > Konten. Das aktive Konto ist hervorgehoben, und Sie können jedes Konto als das aktuelle festlegen.

Hinweis auf abgelaufene Anmeldung

Wenn die Zugangsdaten eines Kontos nicht mehr funktionieren -- zum Beispiel weil ein IMAP-Passwort anderswo geändert wurde, oder für das Konto überhaupt kein Passwort und keine OAuth-Autorisierung gespeichert ist -- scheitert MailCopilot nicht mehr stillschweigend im Hintergrund. Ein unaufdringlicher Hinweis erscheint oberhalb der Nachrichtenliste: zum Beispiel: „Konto“ empfängt keine E-Mails mehr – die Anmeldung ist abgelaufen. Melden Sie sich erneut an, um die Synchronisierung fortzusetzen. Bei einem gewöhnlichen Anmeldefehler im laufenden Mailbetrieb erscheint der Hinweis erst nach zwei aufeinanderfolgenden fehlgeschlagenen Versuchen für dasselbe Konto. Zwei Situationen überspringen diese Schwelle und zeigen den Hinweis sofort an. Die erste ist ein Konto ganz ohne gespeicherte Zugangsdaten, da es nichts zu wiederholen gibt. Die zweite ist eine Anmeldung, die der Mailserver ablehnt, wenn MailCopilot für dieses Konto die Hintergrundüberwachung der Mail (IMAP IDLE) startet: Ein vollständiger Anmeldeversuch, den der Server abgelehnt hat, ist ein endgültiges Urteil über Ihre gespeicherten Zugangsdaten und nicht nur ein einzelner fehlgeschlagener Vorgang, sodass es keinen Grund gibt, auf einen zweiten Fehlschlag zu warten -- und ein Postfach, dessen Ordner alle auf manuelle Aktualisierung eingestellt sind, bekommt womöglich keine zweite Hintergrundsynchronisierung, an der es erneut scheitern könnte. Klicken Sie auf Erneut anmelden, um direkt zu den Einstellungen dieses Kontos zu gelangen, wo Sie Ihr Passwort neu eingeben oder die OAuth-Verbindung erneut autorisieren können.

Der Hinweis erscheint nur bei Anmelde- (Authentifizierungs-)Fehlern, die vom Mailserver selbst gemeldet werden -- ein vorübergehender Netzwerkausfall oder ein Zertifikatsproblem löst ihn nicht aus, da beide bereits über eigene, separate Anzeigen verfügen (siehe TLS-Zertifikatprüfung oben). Ein OAuth-Refresh-Token, das im sicheren Speicher fehlt, löst den Hinweis sofort aus -- sowohl bei Google- als auch bei Outlook-Konten. Wird ein gespeichertes Token abgelehnt, folgt eine daraus resultierende IMAP-Authentifizierungsablehnung dem gewöhnlichen Ablauf eines Anmeldefehlers; autorisieren Sie das Konto in diesem Fall manuell über Einstellungen > Konten erneut. Er verschwindet automatisch, sobald irgendeine Operation für dieses Konto erfolgreich ist -- nicht nur eine Hintergrundsynchronisierung, sondern auch das Öffnen einer Nachricht, das Verschieben von Mails oder eine Suche -- sodass auch ein Konto, dessen Ordner alle auf manuelle Aktualisierung eingestellt sind, den Hinweis abräumt, sobald Sie es benutzen. Es gibt nichts manuell zu schließen. Dieser Zustand wird nicht über Neustarts hinweg gespeichert -- wird MailCopilot geschlossen, während ein Konto markiert ist, erscheint der Hinweis erst wieder, wenn sich dasselbe Fehlermuster nach dem nächsten Start erneut zeigt.

Konto-Avatar anpassen

Jedes Konto wird in der Seitenleiste mit einem Avatar angezeigt -- ein farbiger Kreis mit Initialen. Sie können den Avatar in Einstellungen > Konten anpassen, indem Sie auf das Palettensymbol neben dem Konto klicken.

Anzeigemodi

• Buchstaben -- ein farbiger Kreis mit 1--2 Zeichen (Initialen). Sie können eigene Initialen eingeben, wenn die automatischen nicht passen.
• Symbol -- ein farbiger Kreis mit einem Symbol aus der Sammlung (Post, Koffer, Stern, Rakete usw.).
• Gravatar -- lädt Ihr Profilbild von Gravatar basierend auf Ihrer E-Mail-Adresse. Wenn kein Gravatar gefunden wird, werden Buchstaben angezeigt.

Farbe ändern

Klicken Sie auf eine Farbe in der Palette, um den Hintergrund des Avatars zu ändern. Die Farbe wird gespeichert und bleibt nach dem Neustart gleich.

Tooltip

Bewegen Sie die Maus über einen Avatar in der Seitenleiste, um den Kontonamen und die E-Mail-Adresse anzuzeigen.

Unterstuetzte Anbieter

Gmail, Outlook, Yahoo, Fastmail, Yandex Mail, Mail.ru, ProtonMail (ueber Bridge), selbst gehostete Server.