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Identitäten

Ein einzelnes E-Mail-Konto kann mehrere Identitäten besitzen — alternative „From"-Adressen, von denen Sie senden. Das ist nützlich bei Gmail- oder Microsoft-365-Konten, bei denen es neben der Hauptadresse Aliasse gibt (ein privater Alias, ein Team-Alias, eine alte Vanity-Adresse) und Sie für jeden einen eigenen Anzeigenamen, eine eigene Signatur sowie eigene Bcc-Regeln haben möchten — ohne jeden Alias als separates IMAP-Konto einrichten zu müssen.

Was eine Identität enthält​

Jede Identität trägt:

  • Einen Anzeigenamen — wie der Empfänger Sie im „From"-Header sieht.
  • Eine E-Mail-Adresse — die tatsächliche Adresse, die als „From"-Adresse verwendet wird. Das zugrunde liegende Konto muss berechtigt sein, von dieser Adresse zu senden.
  • Eine optionale Signatur — ersetzt die kontoweite Signatur, wenn diese Identität ausgewählt ist. Siehe Signaturen für das Verhalten von Signaturen bei Antworten und Weiterleitungen.
  • Ein optionales Standard-Bcc — wird automatisch ins Bcc-Feld eingefügt, sobald die Identität im Verfassen-Fenster ausgewählt ist.
  • Ein Standard-Flag — genau eine Identität pro Konto ist die Standard­identität. Sie wird verwendet, wenn keine spezifischere Regel greift.

Jedes Konto hat immer mindestens eine Identität. Beim ersten Anmelden erstellt MailCopilot aus Kontoname, E-Mail und vorhandener Signatur eine einzelne Standardidentität.

Identitäten verwalten​

Öffnen Sie Einstellungen > Identities und wählen Sie oben das Konto im Dropdown aus. Die Registerkarte zeigt die Liste der Identitäten dieses Kontos mit Aktionen:

  • Hinzufügen einer neuen Identität. Tragen Sie Anzeigename, E-Mail, Signatur und Standard-Bcc ein; markieren Sie sie bei Bedarf als Standard.
  • Bearbeiten einer bestehenden Identität, um beliebige Felder zu ändern.
  • Als Standard festlegen — eine Identität zur Standard­identität befördern. Es kann immer nur eine Identität gleichzeitig die Standardidentität sein.
  • Löschen einer Identität. Die Standardidentität kann nicht gelöscht werden; befördern Sie zuerst eine andere Identität zum Standard.

Identität beim Verfassen wählen​

Das Verfassen-Fenster enthält ein Dropdown zur Identitätswahl direkt unter dem Konto-Dropdown „From". Standardmäßig wählt MailCopilot eine Identität in folgender Reihenfolge:

  1. Antworten und Weiterleitungen — Abgleich mit den From-, To- und Cc-Adressen der Originalnachricht. Die erste Identität, deren E-Mail-Adresse irgendwo in dieser Liste auftaucht, gewinnt — damit die Antwort von derselben Adresse ausgeht, an die Sie die Nachricht ursprünglich erhalten haben. Der Abgleich ist case-insensitiv über die vollständige E-Mail-Adresse; Alias-Ketten und Plus-Adress-Varianten werden nicht erkannt und fallen auf die Standardidentität zurück.
  2. Neue Nachrichten — die Standardidentität des Kontos wird gewählt.

Sie können die Wahl jederzeit überschreiben, indem Sie das Dropdown öffnen und eine andere Identität auswählen. Der Identitätswechsel aktualisiert den „From"-Header. Die Signatur wird nur ersetzt, wenn der Nachrichtenkörper leer ist oder ausschließlich einen Signaturblock nach dem Standard-Trenner \n\n--\n enthält — Text, den Sie über dem Trenner getippt haben, wird nie überschrieben. Das Bcc-Feld wird nur ersetzt, wenn es leer ist oder noch dem Standard-Bcc der vorher gewählten Identität entspricht; ein selbst getipptes Bcc übersteht damit Identitätswechsel.

Verhältnis zu Signaturen​

Signaturen leben jetzt pro Identität, nicht pro Konto. Die Registerkarte Einstellungen > Signaturen verwaltet die Signatur der Standardidentität des aktuell gewählten Kontos; Nicht-Standardidentitäten werden unter Einstellungen > Identities bearbeitet. Konten, die vor dem Multi-Identity-Rollout angelegt wurden, behalten ihre alte kontoweite Signatur: MailCopilot liest sie über eine synthetisierte Standardidentität, sodass nichts kaputtgeht. Die neue Identitätsliste wird beim nächsten Speichern des Kontos auf Platte geschrieben (z. B. wenn Sie ein beliebiges Kontofeld bearbeiten).

Versand und Audit​

Welche Identität beim Senden im Verfassen-Fenster aktiv ist, erscheint auch in der tatsächlich ausgehenden Nachricht:

  • Der „From"-Header von SMTP / Microsoft Graph trägt die E-Mail-Adresse und den Anzeigenamen der Identität.
  • Geplante Sendungen merken sich die zum Planungszeitpunkt gewählte Identität — eine Nachricht, die Sie von Ihrem Alias geplant haben, wird auch beim Auslösen des Timers von diesem Alias versendet.