Aller au contenu principal

Rediger des e-mails

Nouveau message​

Cliquez sur Rediger dans la barre laterale (ou touche c) pour ouvrir la fenetre de redaction dans une fenetre separee.

Champs du message​

  • De -- selectionnez le compte d'envoi si vous en avez plusieurs.
  • A -- saisissez l'adresse du destinataire. Ajoutez plusieurs destinataires avec Enter, Tab ou virgule.
  • Cc / Cci -- cliquez sur Cc/Cci pour afficher ces champs.
  • Objet et Corps du message.

Autocompletion des contacts​

MailCopilot suggere des contacts bases sur votre correspondance precedente.

Pieces jointes​

Cliquez sur Joindre ou glissez-deposez des fichiers. Taille maximale : 25 Mo par fichier.

Repondre et transferer​

  • Repondre (r) -- avec l'expediteur et le message cite.
  • Repondre a tous (a) -- avec tous les destinataires.
  • Transferer (f) -- avec le message cite et "Fwd:" dans l'objet.

Brouillons et sauvegarde automatique​

Les brouillons sont sauvegardes automatiquement en local et dans votre dossier Brouillons IMAP.

Envoi programmé​

Vous pouvez programmer l'envoi d'un message à une heure ultérieure :

  1. Cliquez sur la petite flèche ▾ à côté du bouton Envoyer pour ouvrir le menu déroulant.
  2. Choisissez une heure prédéfinie :
    • Plus tard aujourd'hui — la prochaine demi-heure.
    • Demain matin (09h00).
    • Lundi matin (09h00).
    • Choisir une date et heure — sélectionnez une date et une heure personnalisées.
  3. Le message sera mis en file d'attente et envoyé automatiquement à l'heure programmée.

Les messages programmés apparaissent dans le dossier Boîte d'envoi, où vous pouvez les modifier, reprogrammer, envoyer immédiatement ou annuler.

Envoi​

Cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer votre message. La fenêtre de rédaction se ferme immédiatement tandis que le message est envoyé en arrière-plan. En cas d'erreur (par exemple, un problème de connexion), vous recevrez une notification sur le bureau.

Envoyer et archiver​

Lorsque vous répondez à un e-mail, le menu déroulant du bouton Envoyer inclut l'option Envoyer et archiver. Cliquez sur la petite flèche ▾ à côté du bouton Envoyer, puis choisissez Envoyer et archiver. Cela envoie votre réponse et archive automatiquement l'e-mail original en une seule étape.

C'est particulièrement utile pour un workflow Inbox Zero — répondez et supprimez l'e-mail de votre boîte de réception sans clics supplémentaires.

Delai d'envoi​

Activez un delai (5, 10 ou 30 secondes) dans Parametres > Productivite > Delai d'envoi pour pouvoir annuler un envoi.

Utiliser les modeles​

Les modeles vous permettent d'inserer rapidement des messages pre-rediges dans la fenetre de redaction, ce qui fait gagner du temps pour les messages que vous envoyez regulierement.

Appliquer un modele​

  1. Ouvrez la fenetre de redaction.
  2. Cliquez sur le bouton Modeles (icone de grille) dans la barre d'outils.
  3. Selectionnez un modele dans le menu deroulant.
  4. L'objet et le corps du modele sont inseres dans la fenetre de redaction.

Variables de modele​

Les modeles peuvent inclure des variables qui sont automatiquement remplacees lors de l'application :

  • {name} -- le nom du destinataire (si disponible).
  • {email} -- l'adresse e-mail du destinataire.
  • {date} -- la date du jour.

Par exemple, un modele contenant "Cher {name}, ..." remplacera {name} par le nom reel du destinataire.

Pour creer et gerer vos modeles, allez dans Parametres > Modeles. Consultez la page Parametres des modeles pour plus de details.

Avertissement d'envoi erroné​

MailCopilot vous aide à éviter d'envoyer accidentellement des e-mails aux mauvaises personnes. Avant l'envoi, il vérifie la liste des destinataires et vous avertit dans deux situations :

  • Domaine externe -- si la majorité des destinataires partagent un même domaine (par ex. @entreprise.com) et que vous avez ajouté quelqu'un d'un domaine différent et non approuvé, une boîte de dialogue de confirmation apparaît.
  • Nouveaux destinataires dans une réponse -- lors d'une réponse, si vous avez ajouté des destinataires qui ne faisaient pas partie de la conversation d'origine, un avertissement s'affiche.

Vous pouvez ajouter des domaines de confiance (qui ne déclenchent pas d'avertissement) dans Paramètres > Productivité > Domaines de confiance.

Signature​

Votre signature (configuree dans Parametres > Signature) est ajoutee automatiquement aux nouveaux messages, mais pas aux reponses et transferts.

Rappels de suivi​

Les rappels de suivi vous aident à suivre les e-mails qui nécessitent une réponse. Si vous envoyez un message important et ne recevez pas de réponse, MailCopilot vous le rappellera.

Configurer un rappel de suivi​

  1. Dans la fenêtre de rédaction, cochez la case « Rappeler si pas de réponse » en bas.
  2. Choisissez une période de rappel : 2 jours, 3 jours ou 7 jours.
  3. Envoyez le message normalement.

Si aucune réponse n'est reçue dans le délai choisi, vous recevrez une notification de bureau vous rappelant de faire un suivi.

Le dossier Suivis​

Les suivis en attente apparaissent dans le dossier Suivis de la barre latérale (icône de cloche). Le badge du dossier indique le nombre de rappels en attente.

Chaque suivi affiche :

  • L'adresse du destinataire.
  • L'objet du message original.
  • Le temps écoulé depuis le déclenchement du rappel.

Rejeter un rappel​

Lorsque vous n'avez plus besoin d'un rappel (par exemple, la personne a répondu en dehors de l'e-mail), cliquez sur le bouton Rejeter à côté du suivi pour le supprimer.