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Rediger des e-mails

Nouveau message​

Cliquez sur Rediger dans la barre laterale (ou touche c) pour ouvrir la fenetre de redaction dans une fenetre separee.

Champs du message​

  • De -- selectionnez le compte d'envoi si vous en avez plusieurs, via le menu deroulant en haut. Si le compte choisi possede plusieurs identites (adresses « From » alternatives, par exemple un alias sur le meme compte Gmail ou Outlook), un selecteur d'identite supplementaire apparait juste sous le menu du compte et permet de choisir depuis quelle identite envoyer. Voir Identites pour le fonctionnement des identites et des signatures par identite.
  • A -- saisissez l'adresse du destinataire. Ajoutez plusieurs destinataires avec Enter, Tab ou virgule.
  • Cc / Cci -- cliquez sur Cc/Cci pour afficher ces champs.
  • Objet et Corps du message.

Autocompletion des contacts​

MailCopilot suggere des contacts bases sur votre correspondance precedente.

Pieces jointes​

Cliquez sur Joindre ou glissez-deposez des fichiers. Taille maximale : 25 Mo par fichier.

Repondre et transferer​

  • Repondre (r) -- avec l'expediteur et le message cite.
  • Repondre a tous (a) -- avec tous les destinataires.
  • Transferer (f) -- avec le message cite et "Fwd:" dans l'objet.

Brouillons et sauvegarde automatique​

Les brouillons sont sauvegardes automatiquement en local et dans votre dossier Brouillons IMAP.

Envoi​

Cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer votre message. La fenêtre de rédaction se ferme immédiatement tandis que le message est envoyé en arrière-plan. En cas d'erreur (par exemple, un problème de connexion), vous recevrez une notification sur le bureau.

Si le message a été envoyé avec succès mais que MailCopilot n'a pas pu enregistrer une copie dans le dossier Envoyés (par exemple, si le serveur IMAP est temporairement indisponible), une notification apparaît : Message envoyé, mais la copie n'a pas pu être enregistrée dans le dossier Envoyés. Cliquez sur Fermer pour la fermer. Le message a bien été distribué au destinataire — seule la copie côté serveur n'a pas été sauvegardée.

Envoyer et archiver​

Lorsque vous répondez à un e-mail, le menu déroulant du bouton Envoyer inclut l'option Envoyer et archiver. Cliquez sur la petite flèche ▾ à côté du bouton Envoyer, puis choisissez Envoyer et archiver. Cela envoie votre réponse et archive automatiquement l'e-mail original en une seule étape.

C'est particulièrement utile pour un workflow Inbox Zero — répondez et supprimez l'e-mail de votre boîte de réception sans clics supplémentaires.

Envoi programmé​

Vous pouvez programmer l'envoi d'un message à une heure ultérieure :

  1. Cliquez sur la petite flèche ▾ à côté du bouton Envoyer pour ouvrir le menu déroulant.
  2. Choisissez une heure prédéfinie :
    • Plus tard aujourd'hui — la prochaine demi-heure.
    • Demain matin (09h00).
    • Lundi matin (09h00).
    • Choisir une date et heure — sélectionnez une date et une heure personnalisées.
  3. Le message sera mis en file d'attente et envoyé automatiquement à l'heure programmée.

Les messages programmés apparaissent dans le dossier Boîte d'envoi, où vous pouvez les modifier, reprogrammer, envoyer immédiatement ou annuler.

Delai d'envoi​

Activez un delai (5, 10 ou 30 secondes) dans Parametres > Productivite > Delai d'envoi pour pouvoir annuler un envoi.

Utiliser les modeles​

Les modeles vous permettent d'inserer rapidement des messages pre-rediges dans la fenetre de redaction, ce qui fait gagner du temps pour les messages que vous envoyez regulierement.

Appliquer un modele​

  1. Ouvrez la fenetre de redaction.
  2. Cliquez sur le bouton Modeles (icone de grille) dans la barre d'outils.
  3. Selectionnez un modele dans le menu deroulant.
  4. L'objet et le corps du modele sont inseres dans la fenetre de redaction.

Variables de modele​

Les modeles peuvent inclure des variables qui sont automatiquement remplacees lors de l'application :

  • {name} -- le nom du destinataire (si disponible).
  • {email} -- l'adresse e-mail du destinataire.
  • {date} -- la date du jour.

Par exemple, un modele contenant "Cher {name}, ..." remplacera {name} par le nom reel du destinataire.

Pour creer et gerer vos modeles, allez dans Parametres > Modeles. Consultez la page Parametres des modeles pour plus de details.

Actions rapides de redaction​

Une petite barre d'outils IA apparaît au-dessus du corps du message avec trois boutons : Améliorer, Raccourcir et Formel. Cliquez sur l'un d'eux pour que l'IA réécrive le texte que vous avez écrit vous-même -- le message cité auquel vous répondez, tout en-tête de message transféré, et votre signature restent intacts, pour les réponses, les transferts et les signatures produits par MailCopilot lui-même, ainsi que pour les conventions de citation répandues des autres clients de messagerie. Un brouillon rédigé dans un autre logiciel de messagerie peut citer dans un style que MailCopilot ne reconnaît pas -- sur un tel brouillon, aucune frontière n'est trouvée, l'ensemble du corps est considéré comme votre propre texte, et la citation est réécrite avec lui. Pour la liste complète des styles de citation reconnus et non reconnus, voir Actions rapides de rédaction.

MailCopilot affiche un panneau « Vérifier la réécriture IA » : votre propre texte et la réécriture apparaissent ensemble comme un seul passage défilant, avec les modifications marquées directement dans le texte -- les mots supprimés barrés, les mots ajoutés surlignés -- accompagnés d'une liste des modifications individuelles ; des copies Avant / Après en texte brut restent accessibles en dépliant Texte brut. Choisissez Remplacer pour remplacer votre propre texte par la réécriture (le message cité et la signature en dessous restent inchangés, si une frontière a été trouvée -- voir ci-dessus), Ajouter sous mon texte pour l'insérer à la fin de votre propre texte, au-dessus de tout message cité, en-tête de transfert ou signature, ou Annuler pour rejeter la réécriture et laisser votre brouillon inchangé. Le corps du message n'est modifié que si vous choisissez Remplacer ou Ajouter sous mon texte -- Annuler laisse le brouillon inchangé.

Les actions rapides nécessitent un fournisseur IA configuré (voir Assistant IA) et du texte écrit par vous, au-dessus de toute citation, à réécrire. La correction des fautes dispose de son propre bouton, plus ciblé -- voir AI Proofread ci-dessous. Voir Actions rapides de rédaction pour le comportement complet et les détails de confidentialité.

AI Proofread​

À côté des boutons de réécriture, un bouton Check writing liste les corrections suggérées -- orthographe, grammaire, ponctuation et formulation -- une par une, afin que vous puissiez accepter chacune individuellement plutôt que de réécrire tout le texte. Cette fonction est désactivée par défaut, par boîte, et, contrairement aux fonctions côté lecture, reste visible même désactivée : pour une boîte qui ne l'a pas activée, elle apparaît verrouillée, avec une infobulle au survol pointant vers Réglages → AI pour l'activer. Voir AI Proofread pour le comportement complet et les détails de confidentialité.

Traduction du brouillon​

À côté des boutons de réécriture, une liste Traduire le brouillon en et un bouton Traduire permettent de rédiger une réponse dans une langue différente de celle dans laquelle vous l'avez tapée. Cette fonction est elle aussi désactivée par défaut, par boîte, et partage le même interrupteur AI Translate que la traduction du message côté lecture ; lorsqu'elle est désactivée, la liste et le bouton restent visibles mais verrouillés, avec une infobulle indiquant où les activer, plutôt que de disparaître. Choisissez une langue cible -- ou conservez la suggestion que MailCopilot a pu pré-remplir lorsque vous répondez, la langue détectée du message auquel vous répondez -- puis cliquez sur Traduire. Le résultat apparaît dans le même panneau « Vérifier la réécriture IA » utilisé ci-dessus, avec Remplacer, Ajouter sous mon texte et Annuler ; rien n'est inséré dans votre brouillon de lui-même. Seul le texte que vous avez écrit vous-même est traduit -- le message cité, l'en-tête de transfert et la signature restent intacts, lorsqu'une frontière est trouvée : cela utilise la même détection que les actions rapides ci-dessus, donc un brouillon rédigé dans un autre logiciel de messagerie avec un style de citation non reconnu ne présente aucune frontière et est traduit dans son intégralité, citation comprise. Si la réponse du fournisseur bute sur sa propre limite de longueur, ou si le brouillon est trop long pour être traduit du tout, le bouton Traduire reste désactivé plutôt que de proposer une nouvelle tentative -- un nouveau clic serait une requête distincte, facturée, pour le même résultat ; pour les autres refus, le bouton redevient cliquable. Voir Traduction du brouillon pour le comportement complet et les détails de confidentialité.

Avertissement d'envoi erroné​

MailCopilot vous aide à éviter d'envoyer accidentellement des e-mails aux mauvaises personnes. Avant l'envoi, il vérifie la liste des destinataires et vous avertit dans deux situations :

  • Domaine externe -- si la majorité des destinataires partagent un même domaine (par ex. @entreprise.com) et que vous avez ajouté quelqu'un d'un domaine différent et non approuvé, une boîte de dialogue de confirmation apparaît.
  • Nouveaux destinataires dans une réponse -- lors d'une réponse, si vous avez ajouté des destinataires qui ne faisaient pas partie de la conversation d'origine, un avertissement s'affiche.

Vous pouvez ajouter des domaines de confiance (qui ne déclenchent pas d'avertissement) dans Paramètres > Productivité > Domaines de confiance.

Signature​

Si l'identite active (l'identite par defaut, sauf si vous en avez choisi une autre) possede une signature configuree dans Parametres > Signatures ou Parametres > Identities, elle est ajoutee automatiquement aux nouveaux messages. La signature n'est pas ajoutee aux reponses et transferts.

Rappels de suivi​

Les rappels de suivi vous aident à suivre les e-mails qui nécessitent une réponse. Si vous envoyez un message important et ne recevez pas de réponse, MailCopilot vous le rappellera.

Configurer un rappel de suivi​

  1. Dans la fenêtre de rédaction, cochez la case « Rappeler si pas de réponse » en bas.
  2. Choisissez une période de rappel : 2 jours, 3 jours ou 7 jours.
  3. Envoyez le message normalement.

Si aucune réponse n'est reçue dans le délai choisi, vous recevrez une notification de bureau vous rappelant de faire un suivi.

Le dossier Suivis​

Les suivis en attente apparaissent dans le dossier Suivis de la barre latérale (icône de cloche). Le badge du dossier indique le nombre de rappels en attente.

Chaque suivi affiche :

  • L'adresse du destinataire.
  • L'objet du message original.
  • Le temps écoulé depuis le déclenchement du rappel.

Rejeter un rappel​

Lorsque vous n'avez plus besoin d'un rappel (par exemple, la personne a répondu en dehors de l'e-mail), cliquez sur le bouton Rejeter à côté du suivi pour le supprimer.