Перейти к основному содержимому

Написание писем

Новое письмо​

Нажмите кнопку Написать в боковой панели (или клавишу c), чтобы открыть окно написания. Окно открывается отдельно, так что вы можете продолжать просматривать почту параллельно.

Поля письма​

  • От -- если у вас несколько аккаунтов, выберите, от какого аккаунта отправить, в выпадающем списке.
  • Кому -- введите адрес получателя. Можно добавить несколько получателей, нажимая Enter, Tab или запятую после каждого адреса.
  • Копия / Скрытая копия -- нажмите кнопку Копия/Скрытая рядом с полем «Кому».
  • Тема -- тема письма.
  • Текст письма -- напишите ваше сообщение.

Автодополнение контактов​

По мере ввода адреса MailCopilot предлагает контакты на основе предыдущей переписки. Нажмите на предложение, чтобы добавить его, или продолжайте вводить для уточнения.

Вложения​

  • Нажмите Прикрепить или перетащите файлы в окно написания.
  • Каждое вложение показывает имя файла. Нажмите X, чтобы удалить его.
  • Максимальный размер вложения -- 25 МБ на файл.

Ответ и пересылка​

  • Ответить (клавиша r) -- окно с адресом отправителя и цитатой оригинального письма.
  • Ответить всем (клавиша a) -- то же, но со всеми получателями.
  • Переслать (клавиша f) -- окно с цитатой и «Fwd:» в теме. Вложения оригинала сохраняются.

Черновики и автосохранение​

MailCopilot автоматически сохраняет черновик по мере ввода -- локально и в папку «Черновики» на IMAP-сервере (если синхронизация черновиков включена).

Если вы закроете окно и откроете его снова, последний черновик может быть восстановлен.

Отправка​

Нажмите кнопку Отправить, чтобы отправить сообщение. Окно создания закроется сразу, а сообщение будет отправлено в фоновом режиме. В случае ошибки (например, проблемы с подключением) вы увидите уведомление на рабочем столе.

Отправить и архивировать​

При ответе на письмо в выпадающем меню кнопки Отправить появляется пункт Отправить и архивировать. Нажмите маленькую стрелку ▾ рядом с кнопкой «Отправить», затем выберите Отправить и архивировать. Это отправит ваш ответ и автоматически архивирует исходное письмо в один шаг.

Это особенно удобно для рабочего процесса «Inbox Zero» — ответьте и уберите письмо из входящих без лишних кликов.

Отложенная отправка​

Вы можете запланировать отправку сообщения на определённое время:

  1. Нажмите маленькую стрелку ▾ рядом с кнопкой «Отправить», чтобы открыть выпадающее меню.
  2. Выберите время:
    • Позже сегодня — ближайшая получасовая отметка.
    • Завтра утром (09:00).
    • В понедельник утром (09:00).
    • Выбрать дату и время — укажите свою дату и время.
  3. Сообщение будет поставлено в очередь и отправлено автоматически в назначенное время.

Запланированные сообщения отображаются в папке Исходящие, где их можно изменить, перенести, отправить немедленно или отменить.

Задержка отправки (отмена отправки)​

Если вы включите задержку отправки в Настройки > Продуктивность > Задержка отправки, каждое отправленное письмо будет удерживаться указанное время (5, 10 или 30 секунд) перед фактической отправкой. В это время можно отменить отправку.

Использование шаблонов​

Шаблоны позволяют быстро вставить заранее подготовленный текст в окно написания, экономя время на часто отправляемых письмах.

Применение шаблона​

  1. Откройте окно написания.
  2. Нажмите кнопку Шаблоны (значок сетки) на панели инструментов.
  3. Выберите шаблон из выпадающего списка.
  4. Тема и текст шаблона будут вставлены в окно написания.

Переменные шаблонов​

Шаблоны могут содержать переменные, которые автоматически подставляются при применении:

  • {name} -- имя получателя (если известно).
  • {email} -- адрес электронной почты получателя.
  • {date} -- сегодняшняя дата.

Например, текст шаблона «Уважаемый {name}, ...» при применении заменит {name} на реальное имя получателя.

Чтобы создать и настроить шаблоны, перейдите в Настройки > Шаблоны. Подробнее на странице Настройки шаблонов.

Предупреждение об ошибочных получателях​

MailCopilot помогает избежать случайной отправки писем не тем людям. Перед отправкой приложение проверяет список получателей и предупреждает в двух ситуациях:

  • Внешний домен -- если большинство получателей принадлежат одному домену (например, @company.com), а вы добавили кого-то с другого, недоверенного домена, появляется диалог подтверждения.
  • Новые получатели в ответе -- при ответе, если вы добавили получателей, которых не было в исходной переписке, отображается предупреждение.

Вы можете добавить доверенные домены (которые не должны вызывать предупреждений) в Настройки > Продуктивность > Доверенные домены.

Подпись​

Если вы настроили подпись для аккаунта в Настройки > Подпись, она будет автоматически добавлена к новым письмам. Подпись не добавляется к ответам и пересылкам.

Напоминания о follow-up​

Напоминания о follow-up помогают отслеживать письма, на которые вы ожидаете ответ. Если вы отправили важное письмо и не получили ответа, MailCopilot напомнит вам.

Настройка напоминания​

  1. В окне написания установите флажок «Напомнить, если нет ответа» в нижней части.
  2. Выберите период напоминания: 2 дня, 3 дня или 7 дней.
  3. Отправьте письмо как обычно.

Если ответ не будет получен в течение выбранного периода, вы получите уведомление на рабочем столе с напоминанием о follow-up.

Папка «Follow-up»​

Ожидающие напоминания отображаются в папке Follow-up в боковой панели (значок часов с галочкой). Бейдж папки показывает количество активных напоминаний.

Каждое напоминание показывает:

  • Адрес получателя.
  • Тему оригинального письма.
  • Сколько времени прошло с момента срабатывания напоминания.

Отклонение напоминания​

Когда напоминание больше не нужно (например, человек ответил другим способом), нажмите кнопку Отклонить рядом с напоминанием, чтобы удалить его.