Написание писем

Новое письмо

Нажмите кнопку Написать в боковой панели (или клавишу c), чтобы открыть окно написания. Окно открывается отдельно, так что вы можете продолжать просматривать почту параллельно.

Поля письма

• От — если у вас несколько аккаунтов, выберите, от какого аккаунта отправить, в выпадающем списке вверху. Если у выбранного аккаунта больше одной личности (альтернативного From-адреса, например, алиаса в том же Gmail или Outlook), сразу под аккаунт-выпадающим списком появится дополнительный выпадающий селектор личности — он позволяет выбрать, от какой именно личности отправить. См. Личности о том, как устроены личности и подписи на уровне личности.
• Кому -- введите адрес получателя. Можно добавить несколько получателей, нажимая Enter, Tab или запятую после каждого адреса.
• Копия / Скрытая копия -- нажмите кнопку Копия/Скрытая рядом с полем «Кому».
• Тема -- тема письма.
• Текст письма -- напишите ваше сообщение.

Автодополнение контактов

По мере ввода адреса MailCopilot предлагает контакты на основе предыдущей переписки. Нажмите на предложение, чтобы добавить его, или продолжайте вводить для уточнения.

Вложения

• Нажмите Прикрепить или перетащите файлы в окно написания.
• Каждое вложение показывает имя файла. Нажмите X, чтобы удалить его.
• Максимальный размер вложения -- 25 МБ на файл.

Ответ и пересылка

• Ответить (клавиша r) -- окно с адресом отправителя и цитатой оригинального письма.
• Ответить всем (клавиша a) -- то же, но со всеми получателями.
• Переслать (клавиша f) -- окно с цитатой и «Fwd:» в теме. Вложения оригинала сохраняются.

Черновики и автосохранение

MailCopilot автоматически сохраняет черновик по мере ввода -- локально и в папку «Черновики» на IMAP-сервере (если синхронизация черновиков включена).

Если вы оставили окно написания письма открытым и не отправили сообщение, а потом вернулись к нему (например, переключились на другое окно), черновик остаётся на месте. Нажатие Написать для нового сообщения всегда открывает пустое окно — локальное восстановление черновика при свежем клике Написать не происходит. Явно сохранённые черновики живут в папке Черновики и на IMAP-сервере (если включена синхронизация черновиков) и могут быть открыты оттуда.

Отправка

Нажмите кнопку Отправить, чтобы отправить сообщение. Окно создания закроется сразу, а сообщение будет отправлено в фоновом режиме. В случае ошибки (например, проблемы с подключением) вы увидите уведомление на рабочем столе.

Отправить и архивировать

При ответе на письмо в выпадающем меню кнопки Отправить появляется пункт Отправить и архивировать. Нажмите маленькую стрелку ▾ рядом с кнопкой «Отправить», затем выберите Отправить и архивировать. Это отправит ваш ответ и автоматически архивирует исходное письмо в один шаг.

Это особенно удобно для рабочего процесса «Inbox Zero» — ответьте и уберите письмо из входящих без лишних кликов.

Отложенная отправка

Вы можете запланировать отправку сообщения на определённое время:

1. Нажмите маленькую стрелку ▾ рядом с кнопкой «Отправить», чтобы открыть выпадающее меню.
2. Выберите время:
   • Позже сегодня — ближайшая получасовая отметка.
   • Завтра утром (09:00).
   • В понедельник утром (09:00).
   • Выбрать дату и время — укажите свою дату и время.
3. Сообщение будет поставлено в очередь и отправлено автоматически в назначенное время.

Запланированные сообщения отображаются в папке Исходящие, где их можно изменить, перенести, отправить немедленно или отменить.

Задержка отправки (отмена отправки)

Если вы включите задержку отправки в Настройки > Продуктивность > Задержка отправки, каждое отправленное письмо будет удерживаться указанное время (5, 10 или 30 секунд) перед фактической отправкой. В это время можно отменить отправку.

Использование шаблонов

Шаблоны позволяют быстро вставить заранее подготовленный текст в окно написания, экономя время на часто отправляемых письмах.

Применение шаблона

1. Откройте окно написания.
2. Нажмите кнопку Шаблоны (значок сетки) на панели инструментов.
3. Выберите шаблон из выпадающего списка.
4. Тема и текст шаблона будут вставлены в окно написания.

Переменные шаблонов

Шаблоны могут содержать переменные, которые автоматически подставляются при применении:

• {name} -- имя получателя (если известно).
• {email} -- адрес электронной почты получателя.
• {date} -- сегодняшняя дата.

Например, текст шаблона «Уважаемый {name}, ...» при применении заменит {name} на реальное имя получателя.

Чтобы создать и настроить шаблоны, перейдите в Настройки > Шаблоны. Подробнее на странице Настройки шаблонов.

Предупреждение об ошибочных получателях

MailCopilot помогает избежать случайной отправки писем не тем людям. Перед отправкой приложение проверяет список получателей и предупреждает в двух ситуациях:

• Внешний домен -- если большинство получателей принадлежат одному домену (например, @company.com), а вы добавили кого-то с другого, недоверенного домена, появляется диалог подтверждения.
• Новые получатели в ответе -- при ответе, если вы добавили получателей, которых не было в исходной переписке, отображается предупреждение.

Вы можете добавить доверенные домены (которые не должны вызывать предупреждений) в Настройки > Продуктивность > Доверенные домены.

Подпись

Если у активной личности (личности по умолчанию, если вы не выбрали другую) есть подпись в Настройки > Подписи или Настройки > Identities, она автоматически добавляется к новым письмам. Подпись не добавляется к ответам и пересылкам.

Напоминания о follow-up

Напоминания о follow-up помогают отслеживать письма, на которые вы ожидаете ответ. Если вы отправили важное письмо и не получили ответа, MailCopilot напомнит вам.

Настройка напоминания

1. В окне написания установите флажок «Напомнить, если нет ответа» в нижней части.
2. Выберите период напоминания: 2 дня, 3 дня или 7 дней.
3. Отправьте письмо как обычно.

Если ответ не будет получен в течение выбранного периода, вы получите уведомление на рабочем столе с напоминанием о follow-up.

Папка «Follow-up»

Ожидающие напоминания отображаются в папке Follow-up в боковой панели (значок часов с галочкой). Бейдж папки показывает количество активных напоминаний.

Каждое напоминание показывает:

• Адрес получателя.
• Тему оригинального письма.
• Сколько времени прошло с момента срабатывания напоминания.

Отклонение напоминания

Когда напоминание больше не нужно (например, человек ответил другим способом), нажмите кнопку Отклонить рядом с напоминанием, чтобы удалить его.