Zum Hauptinhalt springen

E-Mails verfassen

Neue Nachricht​

Klicken Sie auf Verfassen oder druecken Sie c. Das Fenster oeffnet sich separat.

Felder​

  • Von -- Kontoauswahl bei mehreren Konten.
  • An -- Empfaengeradresse. Mehrere mit Enter, Tab oder Komma.
  • Cc / Bcc -- Klicken Sie auf Cc/Bcc.
  • Betreff und Nachrichtentext.

Kontakt-Autovervollstaendigung​

Vorschlaege basierend auf frueherer Korrespondenz.

Anhaenge​

Anhaengen klicken oder Dateien per Drag & Drop. Maximale Groesse: 25 MB pro Datei.

Antworten und Weiterleiten​

  • Antworten (r), Allen antworten (a), Weiterleiten (f).

Entwuerfe​

Automatische Speicherung lokal und im IMAP-Entwuerfe-Ordner.

Zeitgesteuerte Sendung​

Sie können eine Nachricht für einen späteren Zeitpunkt planen:

  1. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil ▾ neben der Senden-Schaltfläche, um das Dropdown-Menü zu öffnen.
  2. Wählen Sie einen vorgegebenen Zeitpunkt:
    • Später heute — die nächste halbe Stunde.
    • Morgen früh (09:00).
    • Montag früh (09:00).
    • Datum und Uhrzeit wählen — wählen Sie ein eigenes Datum und eine Uhrzeit.
  3. Die Nachricht wird in die Warteschlange gestellt und automatisch zum geplanten Zeitpunkt gesendet.

Geplante Nachrichten erscheinen im Postausgang, wo Sie sie bearbeiten, umplanen, sofort senden oder stornieren können.

Senden​

Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um Ihre Nachricht zu versenden. Das Fenster schließt sich sofort, während die Nachricht im Hintergrund gesendet wird. Bei einem Fehler (z.B. Verbindungsproblem) erhalten Sie eine Desktop-Benachrichtigung.

Senden und Archivieren​

Beim Antworten auf eine E-Mail enthält das Dropdown-Menü der Senden-Schaltfläche die Option Senden und Archivieren. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil ▾ neben der Senden-Schaltfläche und wählen Sie Senden und Archivieren. Dies sendet Ihre Antwort und archiviert die ursprüngliche E-Mail automatisch in einem Schritt.

Dies ist besonders nützlich für einen Inbox-Zero-Workflow — antworten Sie und räumen Sie die E-Mail aus Ihrem Posteingang, ohne zusätzliche Klicks.

Versandverzoegerung​

Aktivieren Sie eine Verzoegerung (5, 10 oder 30 Sekunden) unter Einstellungen > Produktivitaet.

Vorlagen verwenden​

Mit Vorlagen koennen Sie vorgefertigte Nachrichten schnell in das Verfassen-Fenster einfuegen und so Zeit bei haeufig versendeten Nachrichten sparen.

Vorlage anwenden​

  1. Oeffnen Sie das Verfassen-Fenster.
  2. Klicken Sie auf die Schaltflaeche Vorlagen (Raster-Symbol) in der Symbolleiste.
  3. Waehlen Sie eine Vorlage aus der Dropdown-Liste.
  4. Betreff und Text der Vorlage werden in das Verfassen-Fenster eingefuegt.

Vorlagen-Variablen​

Vorlagen koennen Variablen enthalten, die beim Anwenden automatisch ersetzt werden:

  • {name} -- der Name des Empfaengers (falls verfuegbar).
  • {email} -- die E-Mail-Adresse des Empfaengers.
  • {date} -- das heutige Datum.

Zum Beispiel wird in einem Vorlagentext wie "Liebe/r {name}, ..." die Variable {name} durch den tatsaechlichen Namen des Empfaengers ersetzt.

Vorlagen erstellen und verwalten Sie unter Einstellungen > Vorlagen. Weitere Details finden Sie auf der Seite Vorlagen-Einstellungen.

Warnung bei falschen Empfängern​

MailCopilot hilft Ihnen, versehentliches Senden von E-Mails an falsche Empfänger zu vermeiden. Vor dem Senden wird die Empfängerliste geprüft und in zwei Situationen eine Warnung angezeigt:

  • Externe Domain -- wenn die Mehrheit der Empfänger eine gemeinsame Domain haben (z.B. @firma.com) und Sie jemanden von einer anderen, nicht vertrauenswürdigen Domain hinzugefügt haben, erscheint ein Bestätigungsdialog.
  • Neue Empfänger in einer Antwort -- beim Antworten wird eine Warnung angezeigt, wenn Sie Empfänger hinzugefügt haben, die nicht Teil der ursprünglichen Konversation waren.

Sie können vertrauenswürdige Domains (die keine Warnungen auslösen sollen) unter Einstellungen > Produktivität > Vertrauenswürdige Domains hinzufügen.

Signatur​

Ihre Signatur (konfiguriert unter Einstellungen > Signatur) wird automatisch an neue Nachrichten angehaengt.

Follow-up-Erinnerungen​

Follow-up-Erinnerungen helfen Ihnen, E-Mails zu verfolgen, die eine Antwort erfordern. Wenn Sie eine wichtige Nachricht senden und keine Antwort erhalten, erinnert MailCopilot Sie daran.

Eine Erinnerung einrichten​

  1. Aktivieren Sie im Verfassen-Fenster das Kontrollkästchen "Erinnern, wenn keine Antwort" am unteren Rand.
  2. Wählen Sie einen Erinnerungszeitraum: 2 Tage, 3 Tage oder 7 Tage.
  3. Senden Sie die Nachricht wie gewohnt.

Wenn innerhalb des gewählten Zeitraums keine Antwort eingeht, erhalten Sie eine Desktop-Benachrichtigung, die Sie an das Follow-up erinnert.

Der Follow-up-Ordner​

Ausstehende Follow-ups erscheinen im Ordner Follow-ups in der Seitenleiste (Uhr-Symbol mit Häkchen). Das Ordner-Badge zeigt die Anzahl der aktiven Erinnerungen.

Jedes Follow-up zeigt:

  • Die Adresse des Empfängers.
  • Den Betreff der ursprünglichen Nachricht.
  • Wie lange die Erinnerung bereits fällig ist.

Eine Erinnerung verwerfen​

Wenn Sie eine Erinnerung nicht mehr benötigen (zum Beispiel, weil die Person außerhalb der E-Mail geantwortet hat), klicken Sie auf die Schaltfläche Verwerfen neben dem Follow-up, um es zu entfernen.