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E-Mails verfassen

Neue Nachricht​

Klicken Sie auf Verfassen oder druecken Sie c. Das Fenster oeffnet sich separat.

Felder​

  • Von -- bei mehreren Konten waehlen Sie ueber das Dropdown oben das Konto, von dem gesendet werden soll. Hat das gewaehlte Konto mehr als eine Identitaet (alternative „From"-Adresse, etwa einen Alias im selben Gmail- oder Outlook-Konto), erscheint direkt unterhalb des Konto-Dropdowns ein Identitaetsauswahl-Dropdown, mit dem Sie auswaehlen koennen, von welcher Identitaet aus gesendet wird. Siehe Identitaeten zum Verhalten von Identitaeten und Signaturen pro Identitaet.
  • An -- Empfaengeradresse. Mehrere mit Enter, Tab oder Komma.
  • Cc / Bcc -- Klicken Sie auf Cc/Bcc.
  • Betreff und Nachrichtentext.

Kontakt-Autovervollstaendigung​

Vorschlaege basierend auf frueherer Korrespondenz.

Anhaenge​

Anhaengen klicken oder Dateien per Drag & Drop. Maximale Groesse: 25 MB pro Datei.

Antworten und Weiterleiten​

  • Antworten (r), Allen antworten (a), Weiterleiten (f).

Entwuerfe​

Automatische Speicherung lokal und im IMAP-Entwuerfe-Ordner.

Senden​

Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um Ihre Nachricht zu versenden. Das Fenster schließt sich sofort, während die Nachricht im Hintergrund gesendet wird. Bei einem Fehler (z.B. Verbindungsproblem) erhalten Sie eine Desktop-Benachrichtigung.

Wenn die Nachricht erfolgreich zugestellt wurde, aber MailCopilot keine Kopie im Ordner „Gesendet“ speichern konnte (z.B. wenn der IMAP-Server vorübergehend nicht verfügbar ist), erscheint eine Benachrichtigung: Nachricht zugestellt, aber die Kopie konnte nicht im Ordner „Gesendet“ gespeichert werden. Klicken Sie auf Schließen, um sie zu verwerfen. Die Nachricht wurde an den Empfänger zugestellt — nur die serverseitige Kopie im Ordner „Gesendet“ wurde nicht gespeichert.

Senden und Archivieren​

Beim Antworten auf eine E-Mail enthält das Dropdown-Menü der Senden-Schaltfläche die Option Senden und Archivieren. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil ▾ neben der Senden-Schaltfläche und wählen Sie Senden und Archivieren. Dies sendet Ihre Antwort und archiviert die ursprüngliche E-Mail automatisch in einem Schritt.

Dies ist besonders nützlich für einen Inbox-Zero-Workflow — antworten Sie und räumen Sie die E-Mail aus Ihrem Posteingang, ohne zusätzliche Klicks.

Zeitgesteuerte Sendung​

Sie können eine Nachricht für einen späteren Zeitpunkt planen:

  1. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil ▾ neben der Senden-Schaltfläche, um das Dropdown-Menü zu öffnen.
  2. Wählen Sie einen vorgegebenen Zeitpunkt:
    • Später heute — die nächste halbe Stunde.
    • Morgen früh (09:00).
    • Montag früh (09:00).
    • Datum und Uhrzeit wählen — wählen Sie ein eigenes Datum und eine Uhrzeit.
  3. Die Nachricht wird in die Warteschlange gestellt und automatisch zum geplanten Zeitpunkt gesendet.

Geplante Nachrichten erscheinen im Postausgang, wo Sie sie bearbeiten, umplanen, sofort senden oder stornieren können.

Versandverzoegerung​

Aktivieren Sie eine Verzoegerung (5, 10 oder 30 Sekunden) unter Einstellungen > Produktivitaet.

Vorlagen verwenden​

Mit Vorlagen koennen Sie vorgefertigte Nachrichten schnell in das Verfassen-Fenster einfuegen und so Zeit bei haeufig versendeten Nachrichten sparen.

Vorlage anwenden​

  1. Oeffnen Sie das Verfassen-Fenster.
  2. Klicken Sie auf die Schaltflaeche Vorlagen (Raster-Symbol) in der Symbolleiste.
  3. Waehlen Sie eine Vorlage aus der Dropdown-Liste.
  4. Betreff und Text der Vorlage werden in das Verfassen-Fenster eingefuegt.

Vorlagen-Variablen​

Vorlagen koennen Variablen enthalten, die beim Anwenden automatisch ersetzt werden:

  • {name} -- der Name des Empfaengers (falls verfuegbar).
  • {email} -- die E-Mail-Adresse des Empfaengers.
  • {date} -- das heutige Datum.

Zum Beispiel wird in einem Vorlagentext wie "Liebe/r {name}, ..." die Variable {name} durch den tatsaechlichen Namen des Empfaengers ersetzt.

Vorlagen erstellen und verwalten Sie unter Einstellungen > Vorlagen. Weitere Details finden Sie auf der Seite Vorlagen-Einstellungen.

Schnellaktionen beim Verfassen​

Über dem Nachrichtentext wird eine kleine KI-Symbolleiste mit drei Schaltflächen angezeigt: Verbessern, Kürzen und Förmlich. Klicken Sie auf eine davon, damit die KI den von Ihnen selbst geschriebenen Text umschreibt -- die zitierte Nachricht, auf die Sie antworten, eine Weiterleitungs-Kopfzeile und Ihre Signatur bleiben unangetastet, bei Antworten, Weiterleitungen und Signaturen, die MailCopilot selbst erzeugt hat, sowie bei den verbreiteten Zitier-Konventionen anderer E-Mail-Programme. Ein in einem anderen E-Mail-Programm verfasster Entwurf kann in einem Stil zitieren, den MailCopilot nicht erkennt -- bei einem solchen Entwurf wird keine Grenze gefunden, der gesamte Textkörper gilt als Ihr eigener Text, und das Zitat wird mit umgeschrieben. Die vollständige Liste erkannter und nicht erkannter Zitierstile finden Sie unter Schnellaktionen beim Verfassen.

MailCopilot zeigt ein Panel „KI-Umformulierung prüfen": Ihr eigener Text und die Umformulierung erscheinen zusammen als ein einziger, scrollbarer Fließtext mit den Änderungen direkt darin markiert -- entfernte Wörter durchgestrichen, hinzugefügte Wörter hervorgehoben -- darunter eine Liste der einzelnen Änderungen; reine Vorher- / Nachher-Kopien bleiben über Klartext erreichbar. Wählen Sie Ersetzen, um Ihren eigenen Text durch die Umformulierung zu ersetzen (die zitierte Nachricht und die Signatur darunter bleiben unverändert, sofern eine Grenze gefunden wurde -- siehe oben), Unter meinem Text einfügen, um sie an das Ende Ihres eigenen Texts anzufügen, oberhalb jeder zitierten Nachricht, Weiterleitungs-Kopfzeile oder Signatur, oder Abbrechen, um die Umformulierung zu verwerfen und den Entwurf unverändert zu lassen. Der Nachrichtentext wird nur geändert, wenn Sie Ersetzen oder Unter meinem Text einfügen wählen -- Abbrechen lässt den Entwurf unverändert.

Schnellaktionen erfordern einen konfigurierten KI-Anbieter (siehe KI-Assistent) und Text, den Sie selbst oberhalb jeder Zitierung geschrieben haben. Für das Korrigieren von Fehlern gibt es eine eigene, gezieltere Schaltfläche -- siehe AI Proofread unten. Das vollständige Verhalten und die Datenschutzdetails finden Sie unter Schnellaktionen beim Verfassen.

AI Proofread​

Neben den Umformulierungsschaltflächen listet eine Schaltfläche Check writing vorgeschlagene Korrekturen -- Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung und Formulierung -- einzeln auf, sodass Sie jede einzeln annehmen können, statt den gesamten Text umzuschreiben. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert, je Postfach, und wird, anders als die Funktionen auf der Leseseite, auch im deaktivierten Zustand weiterhin angezeigt: Für ein Postfach, das sie nicht aktiviert hat, erscheint sie gesperrt, mit einem Hinweis beim Überfahren mit der Maus, der auf Einstellungen → KI verweist, wo sie eingeschaltet werden kann. Das vollständige Verhalten und die Datenschutzdetails finden Sie unter AI Proofread.

Entwurfsübersetzung​

Neben den Umformulierungsschaltflächen erlauben eine Auswahlliste Entwurf übersetzen nach und eine Schaltfläche Übersetzen es, eine Antwort in einer anderen Sprache zu schreiben, als Sie sie eingetippt haben. Auch diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert, je Postfach und nutzt dieselbe Freigabe AI Translate wie die Nachrichtenübersetzung auf der Leseseite; ist sie deaktiviert, bleiben Liste und Schaltfläche sichtbar, aber gesperrt, mit einem Hinweis, wo sie eingeschaltet werden können, statt zu verschwinden. Wählen Sie eine Zielsprache -- oder behalten Sie den Vorschlag, den MailCopilot beim Antworten möglicherweise vorab eingefüllt hat, die erkannte Sprache der Nachricht, auf die Sie antworten -- und klicken Sie auf Übersetzen. Das Ergebnis erscheint im selben Panel „KI-Umformulierung prüfen" wie oben, mit Ersetzen, Unter meinem Text einfügen und Abbrechen; nichts wird von selbst in Ihren Entwurf übernommen. Es wird nur der von Ihnen selbst geschriebene Text übersetzt -- die zitierte Nachricht, die Weiterleitungs-Kopfzeile und die Signatur bleiben unangetastet, wenn eine Grenze gefunden wird: Dabei kommt dieselbe Erkennung wie bei den Schnellaktionen oben zum Einsatz, sodass bei einem in einem anderen E-Mail-Programm verfassten Entwurf mit nicht erkanntem Zitierstil keine Grenze gefunden wird und der gesamte Text übersetzt wird, einschließlich des Zitats. Scheitert die Antwort des Anbieters an dessen eigenem Längenlimit, oder ist der Entwurf grundsätzlich zu lang zum Übersetzen, bleibt die Schaltfläche Übersetzen deaktiviert, statt einen erneuten Versuch anzubieten -- ein weiterer Klick wäre eine eigene, kostenpflichtige Anfrage für dasselbe Ergebnis; bei den übrigen Ablehnungsgründen wird die Schaltfläche wieder anklickbar. Das vollständige Verhalten und die Datenschutzdetails finden Sie unter Entwurfsübersetzung.

Warnung bei falschen Empfängern​

MailCopilot hilft Ihnen, versehentliches Senden von E-Mails an falsche Empfänger zu vermeiden. Vor dem Senden wird die Empfängerliste geprüft und in zwei Situationen eine Warnung angezeigt:

  • Externe Domain -- wenn die Mehrheit der Empfänger eine gemeinsame Domain haben (z.B. @firma.com) und Sie jemanden von einer anderen, nicht vertrauenswürdigen Domain hinzugefügt haben, erscheint ein Bestätigungsdialog.
  • Neue Empfänger in einer Antwort -- beim Antworten wird eine Warnung angezeigt, wenn Sie Empfänger hinzugefügt haben, die nicht Teil der ursprünglichen Konversation waren.

Sie können vertrauenswürdige Domains (die keine Warnungen auslösen sollen) unter Einstellungen > Produktivität > Vertrauenswürdige Domains hinzufügen.

Signatur​

Hat die aktive Identitaet (die Standardidentitaet, sofern Sie keine andere ausgewaehlt haben) eine Signatur unter Einstellungen > Signaturen oder Einstellungen > Identities konfiguriert, wird sie automatisch an neue Nachrichten angehaengt. Bei Antworten und Weiterleitungen wird die Signatur nicht hinzugefuegt.

Follow-up-Erinnerungen​

Follow-up-Erinnerungen helfen Ihnen, E-Mails zu verfolgen, die eine Antwort erfordern. Wenn Sie eine wichtige Nachricht senden und keine Antwort erhalten, erinnert MailCopilot Sie daran.

Eine Erinnerung einrichten​

  1. Aktivieren Sie im Verfassen-Fenster das Kontrollkästchen "Erinnern, wenn keine Antwort" am unteren Rand.
  2. Wählen Sie einen Erinnerungszeitraum: 2 Tage, 3 Tage oder 7 Tage.
  3. Senden Sie die Nachricht wie gewohnt.

Wenn innerhalb des gewählten Zeitraums keine Antwort eingeht, erhalten Sie eine Desktop-Benachrichtigung, die Sie an das Follow-up erinnert.

Der Follow-up-Ordner​

Ausstehende Follow-ups erscheinen im Ordner Follow-ups in der Seitenleiste (Uhr-Symbol mit Häkchen). Das Ordner-Badge zeigt die Anzahl der aktiven Erinnerungen.

Jedes Follow-up zeigt:

  • Die Adresse des Empfängers.
  • Den Betreff der ursprünglichen Nachricht.
  • Wie lange die Erinnerung bereits fällig ist.

Eine Erinnerung verwerfen​

Wenn Sie eine Erinnerung nicht mehr benötigen (zum Beispiel, weil die Person außerhalb der E-Mail geantwortet hat), klicken Sie auf die Schaltfläche Verwerfen neben dem Follow-up, um es zu entfernen.