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Comporre email

Nuovo messaggio​

Clicca su Componi o premi c. Si apre in una finestra separata.

Campi​

  • Da -- se hai piu account, scegli da quale account inviare usando il menu a discesa in alto. Se l'account selezionato ha piu di una identita (indirizzo «From» alternativo, per esempio un alias sullo stesso account Gmail o Outlook), subito sotto il menu dell'account compare un selettore di identita che permette di scegliere da quale identita inviare. Vedi Identita per capire come funzionano le identita e le firme per identita.
  • A -- inserisci l'indirizzo. Piu destinatari con Enter, Tab o virgola.
  • Cc / Ccn -- clicca su Cc/Ccn.
  • Oggetto e Corpo del messaggio.

Completamento automatico dei contatti​

Suggerimenti basati sulla corrispondenza precedente.

Allegati​

Clicca su Allega o trascina i file. Massimo: 25 MB per file.

Rispondi e inoltra​

Rispondi (r), Rispondi a tutti (a), Inoltra (f).

Bozze​

Salvataggio automatico locale e nella cartella Bozze IMAP.

Invio​

Fare clic sul pulsante Invia per inviare il messaggio. La finestra di composizione si chiude immediatamente mentre il messaggio viene inviato in background. In caso di errore (ad esempio, un problema di connessione), verrà visualizzata una notifica sul desktop.

Se il messaggio è stato consegnato correttamente ma MailCopilot non è riuscito a salvare una copia nella cartella Posta inviata (ad esempio, se il server IMAP non è temporaneamente disponibile), viene visualizzata una notifica: Messaggio consegnato, ma non è stato possibile salvare una copia nella cartella Posta inviata. Fare clic su Chiudi per chiuderla. Il messaggio è stato consegnato al destinatario — solo la copia sul server non è stata salvata.

Invia e archivia​

Quando si risponde a un'email, il menu a discesa del pulsante Invia include l'opzione Invia e archivia. Fare clic sulla piccola freccia ▾ accanto al pulsante Invia, quindi scegliere Invia e archivia. Questo invia la risposta e archivia automaticamente l'email originale in un solo passaggio.

Questo è particolarmente utile per un flusso di lavoro Inbox Zero — rispondi ed elimina l'email dalla posta in arrivo senza clic aggiuntivi.

Invio programmato​

È possibile programmare l'invio di un messaggio per un momento successivo:

  1. Fare clic sulla piccola freccia ▾ accanto al pulsante Invia per aprire il menu a discesa.
  2. Scegliere un orario predefinito:
    • Più tardi oggi — il prossimo segno di mezzora.
    • Domani mattina (09:00).
    • Lunedì mattina (09:00).
    • Scegli data e ora — selezionare una data e un'ora personalizzate.
  3. Il messaggio verrà messo in coda e inviato automaticamente all'ora programmata.

I messaggi programmati appaiono nella cartella Posta in uscita, dove è possibile modificarli, riprogrammarli, inviarli immediatamente o annullarli.

Ritardo di invio​

Attiva un ritardo (5, 10 o 30 secondi) in Impostazioni > Produttivita.

Utilizzare i modelli​

I modelli ti permettono di inserire rapidamente messaggi predefiniti nella finestra di composizione, risparmiando tempo per le email che invii frequentemente.

Applicare un modello​

  1. Apri la finestra di composizione.
  2. Clicca sul pulsante Modelli (icona a griglia) nella barra degli strumenti.
  3. Seleziona un modello dall'elenco a discesa.
  4. L'oggetto e il corpo del modello vengono inseriti nella finestra di composizione.

Variabili dei modelli​

I modelli possono includere variabili che vengono sostituite automaticamente quando il modello viene applicato:

  • {name} -- il nome del destinatario (se disponibile).
  • {email} -- l'indirizzo email del destinatario.
  • {date} -- la data odierna.

Ad esempio, un corpo del modello come "Gentile {name}, ..." sostituira {name} con il nome effettivo del destinatario.

Per creare e gestire i modelli, vai su Impostazioni > Modelli. Consulta la pagina Impostazioni Modelli per i dettagli.

Azioni rapide nella composizione​

Sopra il corpo del messaggio appare una piccola barra degli strumenti IA con tre pulsanti: Migliora, Accorcia e Formale. Fai clic su uno di essi per far riscrivere all'IA il testo che hai scritto tu stesso -- il messaggio citato a cui stai rispondendo, qualsiasi intestazione di inoltro e la tua firma restano intatti, per risposte, inoltri e firme prodotti da MailCopilot stesso, e per le convenzioni di citazione diffuse degli altri client di posta. Una bozza composta in un altro programma di posta può citare in uno stile che MailCopilot non riconosce -- su una bozza simile non viene trovato alcun confine, l'intero corpo conta come il tuo testo, e la citazione viene riscritta insieme ad esso. Vedi l'elenco completo degli stili di citazione riconosciuti e non riconosciuti in Azioni rapide nella composizione.

MailCopilot mostra un pannello "Rivedi la riscrittura IA": il tuo testo e la riscrittura appaiono insieme come un unico passaggio scorrevole, con le modifiche evidenziate direttamente nel testo -- parole rimosse barrate, parole aggiunte evidenziate -- seguite da un elenco delle singole modifiche; copie in solo testo Prima / Dopo restano disponibili espandendo Testo semplice. Scegli Sostituisci per sostituire il tuo testo con la riscrittura (il messaggio citato e la firma sottostante restano invariati, se è stato trovato un confine -- vedi sopra), Aggiungi sotto il mio testo per inserirla alla fine del tuo testo, sopra qualsiasi messaggio citato, intestazione di inoltro o firma, oppure Annulla per scartare la riscrittura e lasciare la bozza invariata. Il corpo del messaggio viene modificato solo se scegli Sostituisci o Aggiungi sotto il mio testo -- Annulla lascia la bozza invariata.

Le Azioni rapide richiedono un provider IA configurato (vedi Assistente IA) e testo scritto da te, sopra a qualsiasi citazione, da riscrivere. Correggere gli errori ha un pulsante proprio, più mirato -- vedi AI Proofread più sotto. Vedi Azioni rapide nella composizione per il comportamento completo e i dettagli sulla privacy.

AI Proofread​

Accanto ai pulsanti di riscrittura, un pulsante Check writing elenca le correzioni suggerite -- ortografia, grammatica, punteggiatura e formulazione -- una alla volta, così puoi accettare ciascuna singolarmente invece di riscrivere tutto il testo. Questa funzione è disattivata per impostazione predefinita, per casella, e, a differenza delle funzioni lato lettura, resta visibile anche da disattivata: per una casella che non l'ha attivata, viene mostrata bloccata, con un suggerimento al passaggio del mouse che indica Impostazioni → IA, dove attivarla. Vedi AI Proofread per il comportamento completo e i dettagli sulla privacy.

Traduzione della bozza​

Accanto ai pulsanti di riscrittura, un elenco Traduci la bozza in e un pulsante Traduci permettono di scrivere una risposta in una lingua diversa da quella in cui l'hai digitata. Anche questa funzione è disattivata per impostazione predefinita, per casella e usa la stessa autorizzazione AI Translate della traduzione del messaggio lato lettura; quando è disattivata, l'elenco e il pulsante restano visibili ma bloccati, con un suggerimento su dove attivarli, invece di scomparire. Scegli una lingua di destinazione -- oppure mantieni il suggerimento che MailCopilot potrebbe aver precompilato quando rispondi, la lingua rilevata del messaggio a cui stai rispondendo -- e fai clic su Traduci. Il risultato appare nello stesso pannello "Rivedi la riscrittura IA" usato sopra, con Sostituisci, Aggiungi sotto il mio testo e Annulla; nulla viene inserito nella tua bozza da solo. Viene tradotto solo il testo che hai scritto tu stesso -- il messaggio citato, l'intestazione di inoltro e la firma restano intatti, quando viene trovato un confine: qui si usa lo stesso rilevamento delle azioni rapide sopra, quindi una bozza composta in un altro programma di posta con uno stile di citazione non riconosciuto non presenta alcun confine e viene tradotta per intero, citazione compresa. Se la risposta del provider urta contro il proprio limite di lunghezza, o la bozza è troppo lunga per essere tradotta del tutto, il pulsante Traduci resta disabilitato invece di offrire un nuovo tentativo -- un altro clic sarebbe una richiesta a sé, fatturata, per lo stesso risultato; con gli altri rifiuti il pulsante torna cliccabile. Vedi Traduzione della bozza per il comportamento completo e i dettagli sulla privacy.

Avviso destinatari errati​

MailCopilot aiuta a evitare l'invio accidentale di email alle persone sbagliate. Prima dell'invio, controlla l'elenco dei destinatari e avvisa in due situazioni:

  • Dominio esterno -- se la maggior parte dei destinatari condivide un dominio (ad es. @azienda.com) e hai aggiunto qualcuno da un dominio diverso e non attendibile, appare una finestra di conferma.
  • Nuovi destinatari nella risposta -- quando rispondi, se hai aggiunto destinatari che non facevano parte della conversazione originale, viene mostrato un avviso.

Puoi aggiungere domini attendibili (che non devono attivare avvisi) in Impostazioni > Produttività > Domini attendibili.

Firma​

Se l'identita attiva (l'identita predefinita, salvo che ne abbia scelta un'altra) ha una firma configurata in Impostazioni > Firme o Impostazioni > Identities, viene aggiunta automaticamente ai nuovi messaggi. La firma non viene aggiunta a risposte e inoltri.

Promemoria di follow-up​

I promemoria di follow-up ti aiutano a tenere traccia delle email che richiedono una risposta. Se invii un messaggio importante e non ricevi risposta, MailCopilot te lo ricorderà.

Impostare un promemoria​

  1. Nella finestra di composizione, seleziona la casella "Ricorda se nessuna risposta" nella parte inferiore.
  2. Scegli un periodo di promemoria: 2 giorni, 3 giorni o 7 giorni.
  3. Invia il messaggio come al solito.

Se non viene ricevuta alcuna risposta entro il periodo scelto, riceverai una notifica sul desktop che ti ricorda di fare follow-up.

La cartella Follow-up​

I follow-up in attesa appaiono nella cartella Follow-up nella barra laterale (icona dell'orologio con segno di spunta). Il badge della cartella mostra il numero di promemoria attivi.

Ogni follow-up mostra:

  • L'indirizzo del destinatario.
  • L'oggetto del messaggio originale.
  • Da quanto tempo il promemoria è scaduto.

Eliminare un promemoria​

Quando non hai più bisogno di un promemoria (ad esempio, la persona ha risposto al di fuori dell'email), clicca sul pulsante Elimina accanto al follow-up per rimuoverlo.